Estamos tão acostumados com planilhas que muitas vezes não questionamos por que todo mundo as está usando. Quase todos estão muito acostumados a elas – sempre foi uma das ferramentas preferidas para todos os tipos de ideias, planos, cronogramas e registro de dados.

Por muito tempo, o Excel foi uma ferramenta unânime, ajudando as empresas a se tornarem mais eficientes e tornando as pessoas mais produtivas no trabalho – e sua importância em todo o mundo dos negócios é gigantesca. Mas a situação mudou. Em um mundo onde dados, informações e necessidades de segurança, integridade e compartilhamento de dados mudam a cada minuto, o Excel pode não acompanhar a velocidade com que isso acontece.

E é nesse cenário que vamos falar um pouco mais hoje. Você já leu aqui no blog da Optimal sobre a importância e as vantagens de automatizar o seu laboratório e contar com o que a tecnologia tem de melhor para ajudar nas funções do dia a dia. Dentro desse aspecto de modernização encontramos uma limitação bastante comum que explicitamos acima e é sobre ela que vamos explicar no artigo de hoje.

Estamos falando sobre as limitações que as planilhas convencionais têm e que prejudicam o armazenamento e análise dos diversos dados coletados diariamente dentro de um ambiente como o laboratório. Veja a seguir alguns motivos para a sua empresa migrar de vez para um LIMS.

O que é um LIMS?

Afinal de contas, o que é um LIMS, não é mesmo? A sigla em inglês quer dizer Laboratory Information Management System ou Sistema de Gerenciamento de Informações Laboratoriais. Em poucas palaavras, é um software que vai permitir você e sua empresa gerenciarem todas as amostras e dados associados a elas de forma eficaz – desde o registro do seu ambiente laboratorial, passando pela gestão end-to-end do ciclo de vida da amostra, até a emissão de laudos analíticos e estatísticas de resultados.

Um dos grandes objetivos do LIMS é poder facilitar a automação dos fluxos de trabalho do laboratório, integrando os instrumentos e equipamentos necessários as rotinas analíticas e a condução de trabalho dos analistas. Soluções LIMS em nuvem, como o Labinfy, possibilitam ainda que você tenha o mais alto padrão de segurança para garantir a integridade, governança e acesso mais rápido aos dados e informações laboratoriais, acarretando em resultados mais confiáveis, processos padronizados, atividades replicáveis e melhor eficiência operacional.

Embora o objetivo principal de um LIMS seja rastrear e gerenciar amostras, ele pode fazer muito mais, como por exemplo:

• Possibilitar fluxos automatizados para reduzir erros de digitação
• Centralizar a gestão e trazer maior integridade aos dados relacionados à qualidade
• Facilitar a visualização e comparação de resultados encontrados com parâmetros de validação
• Importar resultados de equipamentos ou outros sistemas para para melhorar a eficiência do laboratório
• Possibilitar que áreas de interesse possam acessar a ferramenta para consumir informações e dados relacionados à cada um deles

Dados integrados

A indústria de alimentos e nutrição gera uma quantidade sem precedentes de dados. Diante do aumento do volume de dados e da taxa de recebimento de amostras, juntamente com mudanças frequentes na tecnologia, os laboratórios devem modernizar sua abordagem de gerenciamento, rastreamento e centralização de dados laboratoriais. E essa é uma das principais vantagens da adoção do LIMS no seu ambiente de trabalho: a integração e fácil gestão dos dados de diferentes naturezas, seja de análises por via úmida, plataformas de aminograma ou de equipamentos como o NIR.

Na prática, ao invés de abrir planilha por planilha para encontrar uma informação, o LIMS já faz a busca necessária e te entrega uma análise combinada entre aquilo que você procura e possíveis variações decorrentes de outras experimentações. Esse tipo de procedimento digital e de fácil manipulação de dados faz a diferença na forma organizacional do laboratório, tanto em uma tomada de decisão mais assertiva quanto em uma segurança de dados mais aprimorada.

Melhor visualização dos dados

Planilhas tradicionais tendem a ser visualmente pouco atraentes, por mais que sua equipe invista tempo criando campos em cores diferentes, ou separando cada informação em um tipo de ficha diferente. Isso, na verdade, gera um gasto de tempo e de energia dos seus colaboradores, que poderia ser usado para outra outras tarefas mais produtivas e estratégicas.

Nesse caso, o LIMS apresenta as informações que você e seu time precisam de forma organizada, fácil, de maneira otimizada e interativa. Dessa forma, fica mais interessante analisar e trabalhar com os dados coletados.

Segurança e integridade dos dados

Quando falamos em adotar procedimentos digitais dentro de uma empresa, para melhorar o fluxo de trabalho, bem como o armazenamento de informações e cumprimento das demandas, muito se fala em segurança de dados. Não é para menos, afinal, existem diversos números, relatórios e materiais que são sigilosos ou que embasam normas regulamentórias que as empresas precisam cumprir.

Além disso, se os dados da sua empresa forem alterados ou excluídos – e você não souber como, quando e quem os alterou ou excluiu -, isso poderá ter um grande impacto nas suas operações. E ferramentas digitais são grandes aliadas para atingir a integridade que toda e qualquer empresa necessita.

Soluções LIMS conseguem realizar uma validação dos dados inseridos pelo usuário, que, inclusive, precisa estar logado e verificado para garantirmos que a entrada seja feita sempre por pessoas conhecidas. Essa abordagem permitem que os dados estejam seguros e facilmente encontrados, facilitando não só a organização como também a garantia de diminuir os riscos de dados perdidos e duplicados.

Vale ressaltar também que soluções hospedadas em nuvens confiáveis, como a Microsoft Azure, Amazon AWS e Google Cloud, podem garantir maior segurança dos dados implementando uma série de estratégias: backups automatizados, monitoramento contínuo para detecção de ameaças, gerenciamento de permissões de usuários, gerenciamento de acesso, testes automatizados e análise de segurança, dados criptografados, entre tantas outras que podem diminuir os riscos do seu negócio.

Facilidade de acesso e possibilidade de mobilidade

Uma outra vantagem do sistema LIMS que é bastante interessante e que faz total diferença para o seu laboratório é a de ter uma facilidade de acesso, uma vez que suas informações ficam armazenadas na nuvem e podem ser visualizadas em diferentes lugares, sendo assim, não ficam restritas a um único lugar. Essa versatilidade permite maior mobilidade e autonomia aos seus colaboradores, já que podem ser acessados também fora do laboratório.

Atualizações automáticas e constantes

Agora pense no tempo gasto por cada membro da sua equipe que precisa atualizar manualmente nas planilhas tradicionais cada novo dado encontrado em um estudo, teste ou solução. Podemos dizer que é contraprodutivo realizar essa tarefa de forma não automatizada. Diferente de quando a empresa já migrou para o sistema LIMS, que tem como uma de suas funções atualizar automaticamente as informações que chegam até ela. Dessa forma, quando todo o seu sistema operacional estiver nessa sintonia digitalizada, os novos dados serão adicionados ao processo que lhe é devido.

Sendo assim, é vantajoso para a sua empresa contar com esse tipo de serviço, uma vez que seu investimento será mais assertivo tendo uma funcionalidade como essa.

Diminuição de erros e perdas de documentos

Além da perda preciosa de tempo ao preencher planilhas de maneira manual, é preciso contar também com as falhas humanas, afinal, isso pode acontecer. Porém, as consequências de um equívoco, por menor que ele seja, pode causar prejuízos gigantes para a empresa.

Neste mesmo sentido, infelizmente, não é raro conhecer alguma companhia que perdeu seus documentos, pelo fato de eles não estarem na nuvem ou armazenados em um sistema protegido de ataques de terceiros e de panes.

Por isso, um sistema automatizado é ideal para prevenir esse tipo de ocorrência, já que tudo é feito de forma digital e integrada.

Conclusão

Uma planilha do Excel, por exemplo, te oferece muitas funções, mas que se limitam e não são totalmente dinâmicas para o dia a dia do laboratório. Existem muitos riscos possíveis que surgem do uso de planilhas do Excel. Seja a dupla entrada de dados, uma perda de tempo que poderia ser direcionado para focar nos resultados da empresa e não em atividades manuais e operacionais, além de problemas de segurança como arquivos corrompidos e ou violáveis que diminui a integridade dos dados.

Sabemos que o Excel é uma ferramenta poderosa e que possui muitas vantagens. Entretanto, o software LIMS, em especial aqueles baseados em nuvem que trabalham para integrar as informações e oferecê-las de forma intuitiva, potente e prática aos colaboradores, acaba sendo uma opção mais interessante para implementar políticas de gestão da qualidade mais modernas, eficientes, facilmente escaláveis e colaborativas entre os diferentes stakeholders da empresa.