i. os dados pessoais que serão coletados a partir de sua interação com o nosso site e produtos;
ii. a finalidade dessa coleta;
iii. os seus direitos de titular dos dados coletados, previstos pela LGPD;
iv. os meios pelos quais você poderá nos contatar para exercer esses direitos.

Pedimos, diante disso, que leia esse documento até o final, com atenção, e nos contate pelos seguintes canais, caso tenha qualquer dúvida ou solicitação: dpo@optimal.com.br.

 

1. Quem somos e o que fazemos?

Nós da Optimal oferecemos soluções (B2B) para que nossos clientes tomem decisões mais rápidas e precisas, impulsionadas por processos mais escaláveis e padronizados. Para isso, criamos softwares e serviços integrados para diferentes etapas da cadeia produtiva do empresário que explora o segmento de nutrição animal e humana, no intuito de que ele com isso experimente redução do custo de produção e incremento da qualidade dos seus produtos. Para experimentar, contratar e/ou operar esses softwares e serviços, alguns dados pessoais dos usuários são necessários, razão pela qual se justifica a adoção desta Política de Privacidade.

 

2. Quais dados coletamos?

2.1. Dados dos usuários dos softwares

Para experimentar, contratar e/ou operar os nossos softwares e serviços, alguns dados pessoais dos usuários serão solicitados pelos formulários disponíveis no nosso site e/ou nos próprios softwares. São eles:

a. nome completo;
b. e-mail corporativo;
c. telefone corporativo;
d. endereço corporativo completo;
e. cargo e/ou função desempenhada em benefício da empresa contratante dos nossos serviços e soluções;
f. dados bancários (número de cartão de crédito, nome do respectivo titular, data de validade e código de segurança), somente em caso de opção pelo pagamento com cartão de crédito.

 

2.2. Dados de terceiros imputados nos softwares pelo próprio usuário

Considerando que as soluções que criamos são de caráter B2B e servem para otimizar a cadeia produtiva dos nossos clientes, os usuários dos nossos softwares e serviços poderão imputar informações de terceiros em nosso banco de dados. Nesse caso, a responsabilidade pelo tratamento dessas informações será do próprio usuário que as imputou (e, eventualmente, da pessoa jurídica por ele representada), na qualidade de controlador, cabendo a nós a função de operadores.

As informações de terceiros eventualmente imputadas nos nossos softwares pelos usuários corresponderão a dados gerais de fornecedores e clientes, como nome completo dos representantes do empresário, e-mail, telefone e endereço corporativos e documentos oficiais de identificação do empresário e de seus representantes.

3. Qual a finalidade da coleta dos dados?

Usamos as informações que você nos confia para as seguintes finalidades:

3.a. Oferecer nossos softwares e serviços

A partir dos dados coletados via formulário de cadastro em nosso site, contataremos você diretamente, no intuito de obter maiores informações sobre seu negócio e suas necessidades, para, enfim, elaborarmos propostas técnica e comercial de prestação de serviços e licenciamento de softwares aderentes às suas expectativas.

 

3.b. Formalizar a contratação e cobrança dos softwares e serviços

Caso seja do seu interesse contratar os nossos serviços e softwares, elaboraremos o respectivo instrumento particular a partir dos dados coletados via formulário de cadastro disponível em nosso site, utilizando, ainda, os dados da pessoa jurídica do contratante e os dados bancários eventualmente fornecidos por você para cobrança do preço correspondente.

 

3.c. Prestar nossos serviços

Se formos contratados por você, usaremos os dados pessoais que coletamos para:

i. conceder ao usuário acesso às funcionalidades dos nossos softwares e serviços;
ii. oferecer material educativo, como cursos, guias, infográficos, planilhas, apostilas, webinars, e-books e outros;
iii. enviar comunicações, alertas de segurança, atualizações;
iv. apresentar outros softwares e serviços e realizar operações de marketing;
v. melhorar a experiência do usuário, operando, protegendo, realizando testes de funcionalidade, manutenção e melhorias contínuas nos softwares e serviços;
vi. manter a segurança e integridade de nossos dos serviços e softwares, prevenir fraudes, investigar violações legais, regulatórias e contratuais, observados os limites legais para tanto;
vii. realizar pesquisa de desenvolvimento;
viii. armazenamento e backups;
ix. consultar e editar cadastros, acessar a conta do usuário para realização de alterações por ele solicitadas e prestar auxílio na utilização das funcionalidades;
x. cadastrar/alterar as formas de pagamento do usuário, consultar e gerir a situação financeira do usuário, transferir a titularidade da assinatura, realizar estornos e/ou cobranças e emitir Notas Fiscais.

 

3.d. Pesquisa de satisfação e processamento de demandas

Nós ainda poderemos utilizar os dados pessoais coletados para pesquisas de opinião e satisfação relacionadas aos nossos softwares.

Os usuários também poderão nos confiar informações e dados pessoais para registrar sugestões, reclamações e solucionar dúvidas junto aos nossos canais de atendimento, antes, durante ou depois da utilização dos softwares. Nesse caso, utilizaremos os dados que nos forem confiados para o devido processamento interno dessas demandas.

 

3.e. Oferecer suporte e solucionar problemas

Caso você acione nosso suporte técnico e/ou auxílio para operar os nossos softwares, será necessário compartilhar com a nossa equipe acesso remoto, temporário e autorizado aos respectivos hardwares nos quais os programas estiverem instalados. Nessa hipótese, é possível que nossa equipe tenha acesso pontual a informações eventualmente sensíveis a você e aos seus clientes. Esses dados, no entanto, não ficam salvos em nossos bancos de dados, tampouco acessíveis para a nossa equipe após o encerramento da prestação do serviço de auxílio/suporte técnico.

Nesse contexto, é importante você saber que nossos funcionários, sócios, prepostos e representantes a qualquer título estão vinculados à obrigação de sigilo e confidencialidade e a todas as demais obrigações assumidas pela Optimal para com os seus clientes nesta Política de Privacidade, sob pena de sanções diversas. Tudo isso serve para garantir aos nossos clientes e usuários que seus dados e informações permanecerão seguros e sob sigilo, ainda que seja necessário compartilhá-los conosco.

 

3.f. Outras hipóteses, que serão devidamente informadas e autorizadas

Solicitaremos sua autorização antes de usar seus dados para fins não discriminados nesta Política de Privacidade.

 

4. Que recursos utilizamos para proteger seus dados?

O operador de dados responsável pelo armazenamento e guarda de suas informações é o datacenter Azure da Microsoft (https://azure.microsoft.com), plataforma de nuvem sujeita aos mais rigorosos padrões de segurança e conformidade do mundo, como ISO 27001, ISO 27018, SOC 1, SOC 2, SOC3, FedRAMP, HITRUST, MTCS, IRAP, e ENS.

Isso significa que o Azure também é responsável pelo tratamento dos dados e informações por você confiados à Optimal, e está sujeito às leis de privacidade do nosso país.

Além disso, usamos tecnologias variadas para processar seus dados, tais como:

• Conexão segura em todas as comunicações (criptografada com TLS v1.2);
• Banco de dados criptografado (Data at rest encryption);
• Banco de dados individualizado (para cada cliente);
• Firewall para bloqueio de tráfego não autorizado;
• Discos criptografados (SSE com PMK);
• Uso do método PBKDF2 para armazenamento de hash de senhas;
• Controle de autenticação em todos os serviços com informações críticas;
• Controle de autorização para restrição granular de acesso.

Com isso, protegemos você e a Optimal – todo o quanto possível – de acesso, alteração, divulgação, destruição não autorizada e outros incidentes com os dados que coletamos e armazenamos.

Mesmo assim, é importante você saber que nenhum sistema de segurança é infalível. Algumas situações escapam ao controle até mesmo dos sistemas mais sofisticados de segurança, como o é o datacenter da Azure. Em razão da própria natureza do serviço de internet, o risco de incidentes com os dados existe, ainda que pequeno, e é inevitável. Nesse cenário, nossa conduta é investir nos melhores sistemas e tecnologias para mitigar e controlar esse risco, de modo a tornar nossos serviços confiáveis.

 

5. Armazenamento e descarte dos dados pessoais

Os dados confiados à Optimal serão armazenados pelo prazo suficiente ao esgotamento da finalidade para a qual foram coletados, conforme abaixo discriminado:

i. se para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, pelo prazo indicado na respectiva norma;
ii. se para o cumprimento de contrato, até o alcance dos objetivos da respectiva relação contratual; e
iii. se fundado no legítimo interesse, que sempre será precedido de uma análise de impacto de privacidade e realizado dentro dos limites da finalidade que o justifica, até que cesse o respectivo interesse.

 A Optimal excluirá definitivamente todos os dados pessoais de usuários relacionados ao cliente, e, ainda, as eventuais informações do cliente em si, após a extinção, a qualquer título, do respectivo contrato, exceto se o armazenamento desses dados pessoais e informações for necessário ao cumprimento de obrigação legal ou regulatória, nos termos do artigo 16 da Lei Geral de Proteção de Dados, hipótese na qual o titular dos dados será informado.

 

6. Direitos dos titulares

Você tem poder de decisão e escolha em relação aos dados que coletamos e como eles são usados. Para exercê-lo, fale conosco a qualquer momento, por intermédio do nosso canal de comunicação: dpo@optimal.com.br.

É importante você saber que a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei 13.709/2018) define como dado pessoal sujeito à proteção toda e qualquer informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável [1].

A partir dessa definição, a Lei – em síntese – assegura ao titular do dado pessoal o direito à privacidade e à autodeterminação informativa.

Significa dizer que quem coleta seus dados pessoais deve manter sigilo sobre eles e utilizá-los exclusivamente para a finalidade para a qual foram coletados, mantendo transparência e lhe assegurando total controle e ingerência sobre a trajetória dos dados nos sistemas, bancos e registros do coletador, desde a entrada até a saída, passando pela circulação, compartilhamento e armazenamento dessas informações.

Para tanto, a Lei estabelece que o titular dos dados pessoais – mediante requisição a qualquer momento [2] – tem direito a:

• confiar ou não seus dados à Optimal;
• obter confirmação sobre o tratamento de seus dados;
• atualizar, corrigir, anonimizar e solicitar acesso aos seus dados;
• restringir ou se opor ao tratamento de seus dados;
• exportar seus dados para outro serviço;
• excluir seus dados.

Para facilitar o exercício desses direitos, a Optimal disponibiliza o seguinte canal de comunicação, exclusivamente destinado a essa finalidade: dpo@optimal.com.br.

 

7. Responsabilidades dos titulares

Sem prejuízo das demais obrigações previstas nesta Política de Privacidade, para usufruir dos softwares e serviços da Optimal da melhor maneira, você também precisa estar comprometido/a com a segurança dos seus dados, por meio da adoção das seguintes condutas:

i. zelar por sua exclusividade de acesso aos softwares (login e senha), não devendo revelar seu login e/ou senha a terceiros;
ii. confiar à Optimal informações de cartão de crédito e/ou senhas de qualquer natureza exclusivamente por meio formulário disponível no nosso site;
iii. nos comunicar sobre toda e qualquer suspeita ou constatação de incidente com seus dados pessoais e/ou violação à Política de Privacidade, inclusive acessos não autorizados à sua conta, movimentações suspeitas etc., por meio dos canais informados no preâmbulo desta Política de Privacidade;
iv. nos consultar, por meio dos canais informados no preâmbulo desta Política de Privacidade, sempre que receber informações ou comunicados sobre promoções, campanhas e pesquisas recebidas por e-mail, para verificação de sua veracidade;
v. prestar informações verídicas, honestas e completas, responsabilizando-se por toda e qualquer informação incorreta ou falsa;
vi. responsabilizar-se por todos os dados de terceiros (ex. dados pessoais de seus clientes, de seu contador, fornecedor, prestador de serviço etc.);
vii. nos comunicar sobre toda e qualquer alteração dos dados que nos foram confiados, já que as informações informadas por você serão por nós consideradas como corretas, autênticas e suficientes para o cumprimento desta Política de Privacidade.

Por segurança, nos reservamos o direito de suspender ou cancelar a conta do usuário em caso de suspeita ou descumprimento desta Política de Privacidade, sem prejuízo de outras eventuais medidas judiciais e administrativas eventualmente necessárias ao ressarcimento de eventuais prejuízos.

 

8. A Optimal compartilha meus dados com terceiros?

Não compartilhamos com ninguém as informações que possam identificar você pessoalmente, exceto nos casos descritos abaixo:

 

8.a. Com sua autorização

Eventualmente a Optimal poderá manifestar interesse em compartilhar seus dados pessoais com terceiros, para alguma finalidade específica. Nessa hipótese, contataremos você para antes do compartilhamento para esclarecer suas dúvidas sobre e, se lhe parecer conveniente, coletar seu consentimento para tanto, por escrito.

Se, mesmo após o nosso contato, você não se sentir confortável para consentir com o compartilhamento, não tem problema. A Optimal manterá seus dados pessoais em sigilo, sem compartilhar com ninguém e sem que essa decisão lhe cause qualquer consequência.

 

8.b. Por motivos legais

Eventualmente a Optimal poderá ser intimada judicialmente, ou por ato de autoridade administrativa, a revelar e/ou compartilhar seus dados pessoais, hipótese na qual seremos obrigados a fazê-lo, se acreditarmos, de boa-fé, que o acesso, o uso, a conservação ou a divulgação das informações sejam razoavelmente necessários para:

• cumprir qualquer legislação, regulação, processo legal ou solicitação governamental aplicável;
• detectar, impedir ou lidar de alguma forma com fraudes, problemas técnicos ou de segurança;
• proteger de prejuízos aos direitos, à propriedade ou à segurança da Optimal, dos nossos clientes, fornecedores, parceiros, empregados ou do público, conforme solicitado ou permitido pela legislação brasileira.

Se eventualmente a Optimal passar por fusão, aquisição, incorporação ou venda de ativos, continuaremos a garantir a confidencialidade das suas informações pessoais e avisaremos antes que elas sejam transferidas ou submetidas a uma política de privacidade diferente desta.

A Optimal ainda poderá tratar dados pessoais de usuários e dados pessoais de terceiros, imputados por usuários em nossos softwares, para o cumprimento de obrigações legais e/ou regulatórias, compartilhando dados pessoais com autoridades públicas. Alguns exemplos, não exaustivos, desse tipo de tratamento são:

i. emissão de Notas Fiscais, compartilhamento com a Receita Federal: Nome, CPF, endereço, telefone, e-mail corporativos;
ii. preenchimento de livro de serviços tomados, livro de serviços prestados, integração fiscal, preenchimento do DAS – compartilhamento com a Receita Federal: CPF eventualmente informado na Nota Fiscal;
iii. Credenciamento junto à Receita Federal – nome e CPF do sócio do empresário contratante;
iv. Emissão de DRE, balancete, livro razão, livro diário ou relatório de imobilizado – compartilhamento com a Receita Federal – nome;
v. Preenchimento de SEFIP, GRRF, CAGED, DIRF, RAIS e demais obrigações trabalhistas – compartilhamento com o Ministério do Trabalho e Emprego.

Além disso, eventualmente os dados pessoais poderão ser tratados:

i. para auditorias internas e externas, para validações de questões de segurança da informação, buscando-se na medida do possível o sigilo e anonimização desses dados;
ii. para atender solicitações legais de autoridades públicas.

8.c. Com fornecedores, parceiros e prestadores de serviços

Para a boa prestação dos seus serviços, a Optimal poderá compartilhar dados dos usuários com os seus prestadores de serviço, que atuam em diversos processos, tais como:

i. armazenamento de informações em nuvem;
ii. verificação da identidade dos usuários, para prevenção a fraudes e avaliação de risco de crédito;
iii. verificação de informações em comparação com bancos de dados públicos;
iv. pesquisa, desenvolvimento e manutenção de aplicações;
v. fornecimento dos serviços da Optimal por meio de plataformas de terceiros e ferramentas de software (por exemplo, por meio da integração com APIs);
vi. promoção de marketing, inclusive serviços de publicidade em redes sociais, prospecção de leads e análise de dados;
vii. consultoria e assessoria contábil, jurídica, administrativa e de gestão de processos e pessoas;
viii. processamento e garantia da segurança de pagamentos.

Os prestadores de serviços da Optimal têm acesso limitado aos dados dos usuários para realizar tarefas específicas e estão contratual e legalmente obrigados a observar as garantias assumidas pela Optimal nesta política de Privacidade para com os titulares.

 

9. Encarregado

Destacamos uma pessoa do nosso time para atender às demandas relacionadas a dados pessoais, no intuito de facilitar nossa interação com você quando o assunto for a sua gestão e controle sobre as informações que nos forem confiadas pelos clientes. Por meio do canal descrito no preâmbulo desta Política de Privacidade (abaixo reproduzido), você poderá, portanto, acionar o Ricardo Prado Amaral, que é o nosso encarregado pelo cumprimento desta Política de Privacidade, sempre que quiser exercer seus direitos, solicitar informações e/ou deixar suas críticas e sugestões exclusivamente relacionadas ao tratamento que a Optimal dispensa aos seus dados pessoais: dpo@optimal.com.br.

As principais atribuições do encarregado são:

a. gerir e monitorar a implementação da nossa Política de Privacidade;
b. desenvolver, manter e propor melhorias para a Política de Privacidade e para os processos dela decorrentes;
c. fiscalizar o cumprimento das disposições da Política de Privacidade;
d. monitorar o nível de conformidade da Optimal com a Política de Privacidade;
e. intermediar o relacionamento dos titulares dos dados e da ANPD com a Optimal;
f. receber e endereçar as demandas e requisições dos titulares, e
g. preparar os Relatórios de Impacto à Proteção de Dados Pessoais, com apuração e revisão dos riscos das atividades.

 

10. Eventuais atualizações desta Política de Privacidade não afetarão seus direitos

Esta Política de Privacidade se aplica a todos os softwares e serviços oferecidos pela Optimal e poderá ser periodicamente alterada, a nosso exclusivo critério. No entanto, nós garantimos que essas alterações eventuais não reduzirão seus direitos sem seu consentimento expresso e escrito. Indicaremos sempre as datas das alterações em nosso site e disponibilizaremos as versões antigas desta Política de Privacidade permanentemente. Se as alterações forem significativas, destacaremos um aviso em nosso site e enviaremos notificação via e-mail, tudo para dar publicidade e visibilidade para as referidas alterações.

Conte conosco para esclarecer qualquer dúvida sobre esta Política de Privacidade.

Atenciosamente,

Optimal Tecnologias