Al llenar nuestros formularios y/o interactuar con nosotros a través de nuestro sitio web, usted nos confía sus datos personales, cuya protección es un derecho fundamental de los ciudadanos brasileños, por fuerza de la Constitución Federal y la Ley General de Protección de Datos – LGPD (Ley 13.709/2018). Nosotros, en cambio, tenemos la obligación de salvaguardar esta información y garantizarle el conocimiento y control absoluto de lo que hacemos con ella mientras esté bajo nuestra responsabilidad.

Teniendo esto en cuenta, hemos adoptado esta Política de Privacidad, que tiene como objetivo:

i. formalizar, registrar y dar a conocer los procesos, normas y buenas prácticas adoptadas por Optimal para proteger la privacidad, la intimidad y la autodeterminación informativa de nuestros empleados, clientes y socios;

ii. promover la transparencia en el tratamiento de los datos personales por parte de Optimal.

Por lo tanto, a través de esta Política de Privacidad, usted sabrá:

i. los datos personales que se recopilarán a partir de su interacción con nuestro sitio web y nuestros productos;

ii. el objetivo de esta colección;

iii. sus derechos como sujeto de los datos recogidos, proporcionados por la LGPD;

iv. los medios por los que puede ponerse en contacto con nosotros para ejercer estos derechos.

Por lo tanto, le rogamos que lea detenidamente este documento hasta el final y que se ponga en contacto con nosotros a través de los siguientes canales si tiene alguna pregunta o solicitud: [email protected].

1. ¿Quiénes somos y qué hacemos?

En Optimal ofrecemos soluciones (B2B) para que nuestros clientes tomen decisiones más rápidas y precisas, impulsadas por procesos más escalables y estandarizados. Para ello, creamos software y servicios integrados para las diferentes etapas de la cadena de producción del empresario que explora el segmento de la nutrición animal y humana, con el fin de que experimente una reducción del coste de producción y un aumento de la calidad de sus productos. Para probar, contratar y/o explotar este software y servicios, son necesarios algunos datos personales, por lo que se justifica la adopción de esta Política de Privacidad.

2. ¿Qué datos recogemos?

2.1. datos del usuario del software

Para probar, contratar y/o utilizar nuestro software y servicios, se solicitarán algunos datos personales a través de formularios disponibles en nuestra página web y/o en el propio software. Estos son:

a. nombre completo;

b. correo electrónico corporativo;

c. teléfono de la empresa;

d. dirección corporativa completa;

e. posición y/o función desempeñada en beneficio de la empresa que contrata nuestros servicios y soluciones;

f. los datos bancarios (número de tarjeta de crédito, nombre del respectivo titular, fecha de caducidad y código de seguridad), sólo si se paga con tarjeta de crédito.

2.2. datos de terceros imputados en el software por el propio usuario

Dado que las soluciones que creamos son soluciones B2B diseñadas para optimizar la cadena de producción de nuestros clientes, los usuarios de nuestro software y servicios pueden introducir información de terceros en nuestra base de datos. En este caso, la responsabilidad del tratamiento de esta información será del usuario que la haya introducido (y, en su caso, de la persona jurídica representada por el usuario), como responsable del tratamiento, y nosotros seremos el operador.

La información de terceros que puede ser introducida en nuestro software por los usuarios corresponderá a datos generales de proveedores y clientes, como el nombre completo de los representantes del empresario, el correo electrónico, el teléfono y la dirección corporativa y los documentos oficiales de identificación del empresario y sus representantes.

3. ¿Cuál es el objetivo de la recogida de datos?

Utilizamos la información que nos confía para los siguientes fines:

3.a. Ofrecer nuestros programas y servicios

A partir de los datos recogidos a través del formulario de registro de nuestro sitio, nos pondremos en contacto directamente con usted, con el fin de obtener más información sobre su negocio y sus necesidades, y finalmente preparar propuestas técnicas y comerciales para la prestación de servicios y la concesión de licencias de software adhiriéndose a sus expectativas.

3.b. Formalizar la contratación y facturación de programas y servicios

Si está interesado en contratar nuestros servicios y software, redactaremos el respectivo instrumento privado a partir de los datos recogidos a través del formulario de registro disponible en nuestra web, utilizando también los datos de la persona jurídica del contratante y los datos bancarios eventualmente facilitados por usted para cobrar el precio correspondiente.

3.c. Prestación de nuestros servicios

Si nos contrata, utilizaremos los datos personales que recojamos para:

i. conceder al usuario el acceso a las funcionalidades de nuestro software y servicios;

ii. ofrecen material educativo como cursos, guías, infografías, hojas de trabajo, folletos, seminarios web, libros electrónicos y otros;

iii. enviar comunicaciones, alertas de seguridad, actualizaciones;

iv. presentar otros programas y servicios y realizar operaciones de marketing;

v. mejorar la experiencia del usuario, el funcionamiento, la seguridad, las pruebas de funcionalidad, el mantenimiento y las mejoras continuas del software y los servicios;

vi. mantener la seguridad e integridad de nuestros servicios y programas informáticos, prevenir el fraude, investigar las infracciones legales, reglamentarias y contractuales, respetando los límites legales para ello;

vii. realizar investigaciones de desarrollo;

viii. almacenamiento y copias de seguridad;

ix. consultar y editar las inscripciones, acceder a la cuenta del usuario para realizar los cambios que éste solicite y proporcionar asistencia en el uso de las funcionalidades;

x. registrar/cambiar los métodos de pago del usuario, consultar y gestionar la situación financiera del usuario, transferir la titularidad de la suscripción, realizar anulaciones y/o cargos, y emitir facturas.

3.d. Encuesta de satisfacción y tramitación de reclamaciones

También podemos utilizar los datos personales recogidos para realizar encuestas de opinión y satisfacción relacionadas con nuestro software.

Los usuarios también pueden confiarnos información y datos personales para registrar sugerencias, quejas y resolver dudas con nuestros canales de servicio, antes, durante o después de usar el software. En este caso, utilizaremos los datos que se nos confíen para la adecuada tramitación interna de dichas solicitudes.

3.e. Proporcionar apoyo y resolver problemas

Si llama a nuestro soporte técnico y/o ayuda para operar nuestro software, tendrá que compartir con nuestro personal el acceso remoto temporal autorizado al hardware en el que está instalado el software. En este caso, nuestro personal puede tener acceso ocasional a información que puede ser sensible para usted y sus clientes. Sin embargo, estos datos no se almacenarán en nuestras bases de datos y no serán accesibles para nuestro personal una vez finalizada la prestación del servicio de asistencia técnica.

En este contexto, es importante saber que nuestros empleados, socios, agentes y representantes a cualquier título están vinculados a la obligación de secreto y confidencialidad y todas las demás obligaciones asumidas por Optimal a sus clientes en esta Política de Privacidad, bajo pena de diversas sanciones. Todo esto sirve para garantizar a nuestros clientes y usuarios que sus datos e información permanecerán seguros y bajo secreto, aunque sea necesario compartirlos con nosotros.

3.f. Otras hipótesis, que deberán ser debidamente informadas y autorizadas

Le pediremos su consentimiento antes de utilizar sus datos para fines no detallados en esta Política de Privacidad.

4. ¿Qué recursos utilizamos para proteger sus datos?

El operador de datos responsable del almacenamiento y la custodia de su información es el centro de datos Azure de Microsoft (https://azure.microsoft.com), una plataforma en la nube sujeta a las normas de seguridad y cumplimiento más estrictas del mundo, como ISO 27001, ISO 27018, SOC 1, SOC 2, SOC3, FedRAMP, HITRUST, MTCS, IRAP y ENS.

Esto significa que Azure también es responsable del tratamiento de los datos y la información confiada por usted a Optimal, y está sujeta a las leyes de privacidad de nuestro país.

Además, utilizamos diversas tecnologías para procesar sus datos, como por ejemplo:

• Conexión segura en todas las comunicaciones (cifrada con TLS v1.2);
• Encriptación de datos en reposo (data at rest encryption);
• Base de datos individualizada (para cada cliente);
• Firewall para bloquear el tráfico no autorizado;
• Discos encriptados (SSE con PMK);
• Uso del método PBKDF2 para el almacenamiento de hash de contraseñas;
• Control de la autentificación en todos los servicios con información crítica;
• Control de autorización para la restricción de acceso granular.

Al hacerlo, le protegemos a usted y a Optimal -en la mayor medida posible- del acceso no autorizado, la alteración, la divulgación, la destrucción y otros incidentes con los datos que recopilamos y almacenamos.

Aun así, es importante saber que ningún sistema de seguridad es infalible. Algunas situaciones escapan al control incluso de los sistemas de seguridad más sofisticados, como el centro de datos de Azure. Debido a la propia naturaleza del servicio de Internet, el riesgo de que se produzcan incidentes con los datos existe, por pequeño que sea, y es inevitable. En este escenario, nuestra conducta es invertir en los mejores sistemas y tecnologías para mitigar y controlar este riesgo con el fin de que nuestros servicios sean fiables.

5. Almacenamiento y eliminación de datos personales

Los datos confiados a Optimal se conservarán durante un período de tiempo suficiente para la finalidad para la que fueron recogidos, como se detalla a continuación:

i. si es para cumplir con una obligación legal o reglamentaria, durante el período indicado en la norma respectiva;

ii. si es para la ejecución de un contrato, hasta que se alcancen los objetivos de la respectiva relación contractual; y

iii. si se fundamenta en un interés legítimo, que siempre irá precedido de un análisis de impacto sobre la privacidad y se realizará dentro de los límites de la finalidad que lo justifica, hasta que cese el interés respectivo.

Optimal eliminará definitivamente todos los datos personales de los usuarios relacionados con el cliente, así como la eventual información del propio cliente, tras la finalización, por cualquier motivo, del respectivo contrato, salvo que el almacenamiento de estos datos personales e información sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o reglamentaria, en los términos del artículo 16 de la Ley General de Protección de Datos, en cuyo caso se informará al titular de los datos.

6. Derechos de los titulares

Usted tiene poder de decisión y elección sobre los datos que recopilamos y su uso. Para ejercerla, póngase en contacto con nosotros en cualquier momento a través de nuestro canal de comunicación: [email protected].

Es importante que sepas que la Ley General de Protección de Datos – LGPD (Ley 13.709/2018) define como datos personales sujetos a protección toda y cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable[1].

A partir de esta definición, la Ley -en resumen- asegura al titular de los datos personales el derecho a la intimidad y a la autodeterminación informativa.

Esto significa que quien recoge sus datos personales debe mantenerlos confidenciales y utilizarlos exclusivamente para la finalidad para la que fueron recogidos, manteniendo la transparencia y asegurándole a usted un control e injerencia total sobre la trayectoria de los datos en los sistemas, bancos y registros del recolector, desde la entrada hasta la salida, pasando por la circulación, el intercambio y el almacenamiento de esta información.

Para ello, la Ley establece que el titular de los datos personales -previa solicitud en cualquier momento[2]- tiene derecho a:

• confiar o no sus datos a Optimal;
• obtener confirmación sobre el tratamiento de sus datos;
• actualizar, corregir, anonimizar y solicitar el acceso a sus datos;
• restringir u oponerse al tratamiento de sus datos;
• exportar sus datos a otro servicio;
• borrar sus datos.

Para facilitar el ejercicio de estos derechos, Optimal pone a su disposición el siguiente canal de comunicación, destinado exclusivamente a este fin: [email protected].

7. Responsabilidades de los titulares

Sin perjuicio de las demás obligaciones establecidas en esta Política de Privacidad, para hacer el mejor uso del software y los servicios de Optimal, usted también debe comprometerse con la seguridad de sus datos adoptando los siguientes comportamientos:

i. asegurar su acceso exclusivo al software (login y contraseña), no revelando su login y/o contraseña a terceros;

ii. confiar a Optimal los datos de la tarjeta de crédito y/o las contraseñas de cualquier naturaleza únicamente a través del formulario disponible en nuestro sitio web;

iii. notificarnos cualquier incidente presunto o real que afecte a sus datos personales y/o a la violación de la Política de Privacidad, incluyendo el acceso no autorizado a su cuenta, transacciones sospechosas, etc., a través de los canales indicados en el preámbulo de esta Política de Privacidad;

iv. consultarnos, a través de los canales informados en el preámbulo de esta Política de Privacidad, siempre que reciba información o comunicaciones sobre promociones, campañas y encuestas recibidas por correo electrónico, para verificar su veracidad;

v. proporcionar información veraz, honesta y completa y asumir la responsabilidad de cualquier información incorrecta o falsa;

vi. asumir la responsabilidad de todos los datos de terceros (por ejemplo, los datos personales de sus clientes, su contable, proveedor, prestador de servicios, etc.);

vii. informarnos de todos y cada uno de los cambios que se produzcan en los datos que nos ha confiado, ya que la información que nos proporcione será considerada por nosotros como correcta, auténtica y suficiente para cumplir con esta Política de Privacidad.

Por razones de seguridad, nos reservamos el derecho de suspender o cancelar la cuenta de usuario en caso de sospecha o incumplimiento de esta Política de Privacidad, sin perjuicio de otras medidas judiciales y administrativas que sean necesarias para resarcir los daños y perjuicios.

8. ¿Comparte Optimal mis datos con terceros?

No compartimos su información personal identificable con nadie, excepto como se describe a continuación:

8.a. Con su permiso

Ocasionalmente, Optimal puede expresar su interés en compartir sus datos personales con terceros para un propósito específico. En este caso, nos pondremos en contacto con usted antes de la puesta en común para aclarar sus dudas al respecto y, si le parece conveniente, recoger su consentimiento para hacerlo, por escrito.

Si, incluso después de nuestro contacto, no se siente cómodo para dar su consentimiento para compartir, no hay problema. Optimal mantendrá la confidencialidad de sus datos personales, sin compartirlos con nadie y sin que esta decisión le cause ninguna consecuencia.

8.b. Por razones legales

De vez en cuando Optimal puede ser requerido por un tribunal o autoridad administrativa para revelar y/o compartir sus datos personales, en cuyo caso se nos pedirá que lo hagamos si tenemos la creencia de buena fe de que el acceso, uso, almacenamiento o divulgación de la información es razonablemente necesario para:

• cumplir con cualquier ley, reglamento, proceso legal o solicitud gubernamental aplicable;
• detectar, prevenir o hacer frente a problemas de fraude, técnicos o de seguridad;
• proteger de los daños a los derechos, la propiedad o la seguridad de Optimal, nuestros clientes, proveedores, socios, empleados o el público según lo requerido o permitido por la ley brasileña.

Si Optimal eventualmente pasa por una fusión, adquisición, incorporación o venta de activos, seguiremos asegurando la confidencialidad de su información personal y le avisaremos antes de que sea transferida o sometida a una política de privacidad diferente a la presente.

Optimal también puede tratar los datos personales de los usuarios y los datos personales de terceros, imputados por los usuarios en nuestro software, para cumplir con las obligaciones legales y/o reglamentarias, compartiendo los datos personales con las autoridades públicas. Algunos ejemplos, no exhaustivos, de dicho tratamiento son:

i. emisión de facturas, compartir con Hacienda: Nombre, CPF, dirección, teléfono, correo electrónico corporativo;

ii. rellenar el libro de servicios tomados, libro de servicios prestados, integración fiscal, rellenar la DAS – compartir con la Receita Federal: CPF eventualmente informado en la factura;

iii. Acreditación ante Hacienda – nombre y CPF del socio del empresario contratante;

iv. Emisión de DRE, balance de comprobación, libro mayor, libro diario o informe de activos fijos – compartir con el IRS – nombre;

v. Finalización del SEFIP, el GRRF, el CAGED, el DIRF, el RAIS y otras obligaciones laborales, compartidas con el Ministerio de Trabajo y Empleo.

Además, los datos personales pueden ser tratados ocasionalmente:

i. para las auditorías internas y externas, con el fin de validar las cuestiones de seguridad de la información, buscando en la medida de lo posible la confidencialidad y la anonimización de dichos datos;

ii. para responder a los requerimientos legales de las autoridades públicas.

8.c. Con los proveedores, socios y prestadores de servicios

Para la correcta prestación de sus servicios, Optimal puede compartir los datos de los usuarios con sus proveedores de servicios, que actúan en diversos procesos, tales como:

i. almacenamiento de información en la nube;

ii. verificación de la identidad del usuario, para la prevención del fraude y la evaluación del riesgo crediticio;

iii. verificación de la información con las bases de datos públicas;

iv. investigación, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones;

v. la prestación de los servicios de Optimal a través de plataformas y herramientas de software de terceros (por ejemplo, mediante la integración con API);

vi. promoción del marketing, incluidos los servicios de publicidad en las redes sociales, la prospección de clientes potenciales y el análisis de datos;

vii. servicios de consultoría y asesoramiento contable, jurídico, administrativo, de procesos y de gestión de personas;

viii. procesar y garantizar la seguridad de los pagos.

Los proveedores de servicios de Optimal tienen un acceso limitado a los datos del usuario para realizar tareas específicas y están obligados contractual y legalmente a observar las garantías asumidas por Optimal en esta política de privacidad hacia los sujetos de los datos.

9. Capataz

Hemos asignado a una persona de nuestro equipo para atender las demandas relacionadas con los datos personales, con el fin de facilitar nuestra interacción con usted cuando el tema es su gestión y control sobre la información que nos confían los clientes. A través del canal descrito en el preámbulo de esta Política de Privacidad (reproducido a continuación), podrá, por tanto, contactar con Ricardo Prado Amaral, que es nuestro responsable de cumplimiento de esta Política de Privacidad, siempre que desee ejercer sus derechos, solicitar información y/o dejar sus críticas y sugerencias relacionadas exclusivamente con el tratamiento que Optimal dispensa a sus datos personales: [email protected].

Las principales funciones del capataz son:

a. gestionar y supervisar la aplicación de nuestra política de privacidad;

b. desarrollar, mantener y proponer mejoras en la Política de Privacidad y en los procesos que de ella se derivan;

c. controlar el cumplimiento de las disposiciones de la Política de Privacidad;

d. controlar el nivel de cumplimiento de la Política de Privacidad por parte de Optimal;

e. para mediar en la relación de los interesados y la ANPD con Optimal;

f. recibir y atender las demandas y peticiones de los titulares, y

g. preparar informes de impacto sobre la protección de datos personales, evaluando y revisando los riesgos de las actividades.

10. Cualquier actualización de esta política de privacidad no afectará a sus derechos

Esta política de privacidad se aplica a todo el software y los servicios ofrecidos por Optimal y puede ser cambiada de vez en cuando a nuestra sola discreción. Sin embargo, le garantizamos que dichos cambios no reducirán sus derechos sin su consentimiento expreso por escrito. Siempre indicaremos las fechas de los cambios en nuestro sitio web y pondremos a su disposición las versiones anteriores de esta Política de Privacidad en todo momento. Si los cambios son significativos, publicaremos un aviso en nuestro sitio y enviaremos una notificación por correo electrónico, todo ello para dar publicidad y visibilidad a dichos cambios.

Por favor, póngase en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta sobre esta política de privacidad.

Atentamente,

Optimal Tecnologías.