O início de maio começou com uma notícia importante para a agroindústria. A Câmara dos Deputados aprovou o projeto de lei que compartilha a responsabilidade ligada aos processos de fiscalização sanitária com as próprias empresas, como frigoríficos e 100% das fábricas de alimentos vegetais e animais. Seguindo agora para análise do Senado Federal, o Projeto de Lei (PL 1293/21), que você pode acessar nesse link, prevê que os agentes das cadeias produtivas do setor agropecuário possam desenvolver programas de autocontrole com o objetivo de garantir a inocuidade, a identidade, a qualidade e a segurança dos seus produtos.

Junto a isso, veio uma excelente notícia do Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal (DIPOA) com o ofício-circular nº 21/2022/DIPOA/SDA/MAPA que começou a admitir formulários informatizados para os registros de execução, monitoramento e verificação dos componentes que formam os programas de autocontrole, assim como a assinatura eletrônica dos responsáveis das empresas da área de alimentação animal. Mostra realmente uma nova tendência do MAPA de criar mecanismos de digitalização e plataformas de informações centralizadas (vide a Plataforma de Autocontrole que está sendo desenvolvida) que possibilitam aliar eficiência, segurança e processos sem a necessidade de pilhas de papéis preenchidos à mão.

O conceito dos programas de autocontrole não são novos, já tinham sido estabelecidos pelo próprio MAPA nas circulares de número 175 e 176 de 2005. Alguns anos depois, elas foram revogadas junto ao decreto número 9013 de 2017, que regulamentou os PAC (Programas de Autocontrole) e estabelecia os procedimentos de inspeção industrial e sanitária de produtos de origem animal.

Mas, afinal, agora com a automação dos procedimentos e a procura por processos digitais e com registros eletrônicos, muitas empresas estão em dúvida do impacto que essas novas circulares trazem para elas. A ideia deste artigo é apresentar um pouco mais o que são os Programas de Autocontrole (PAC) e como softwares de gestão da informação laboratorial baseados em nuvem podem lhe ajudar a otimizar ainda mais esses processos com procedimentos digitalizados e fácil acesso à informação.

O que são os Programas de Autocontrole (PAC)?

Acompanhamos a cada dia a crescente quantidade de dados e volume de informações que estamos expostos. O impacto que isso traz no mercado é gigantesco: cada vez mais complexo, mais competitivo, com um nível maior de consciência e cobrança por parte dos consumidores, impulsionados por uma ação cada vez mais esclarecedora, atenta e assertiva de órgãos fiscalizadores. Rapidamente sabemos a procedência, acompanhamos opiniões e facilmente nos comunicamos com os diferentes agentes da cadeia para saber melhor sobre os produtos.

Essa crescente conscientização do mercado consumidor, associado à maior exigência e fiscalização dos órgãos regulatórios e governamentais, trazem um impacto grande na indústria de alimentos – seja animal ou humana. Cada vez mais as empresas estão buscando soluções que a auxiliem na entrega de produtos de qualidade superior, com processos mais eficazes, recursos melhores utilizados, margens de rentabilidade crescentes e eficiência operacional. Além de melhorarem a sua competitividade e crescimento em um mercado mais exigente e globalizado, as empresas conseguem, assim, atender às necessidades e desejos dos consumidores.

Entretanto, um alimento de qualidade não é somente aquele que satisfaz o gosto ou paladar do seu cliente. Mas também aquele que não causará nenhum dano à saúde de quem o consome – seja uma carne que está sendo servida na mesa de uma família ou então a ração que é dada ao seu animal de estimação. Todo alimento produzido precisa de uma inspeção contínua e sistemática de todos os fatores de segurança físicos, químicos e biológicos que podem impactar na qualidade higiênico-sanitária do produto acabado.

E é nesse cenário que os Programas de Autocontrole (PAC) foram criados: criar os mecanismos e procedimentos que visem facilitar o gerenciamento dos perigos e riscos existentes no processo produtivo. Segunda definição do Regulamento de Inspeção Industrial e Sanitária de Produtos de Origem Animal (RIISPOA) com base no Decreto Nº 9.013, programas de autocontrole são “programas desenvolvidos, procedimentos descritos, desenvolvidos, implantados, monitorados e verificados pelo estabelecimento, com vistas a assegurar a inocuidade, a identidade, a qualidade e a integridade dos seus produtos, que incluam, mas que não se limitem aos programas de prérequisitos, BPF, PPHO e APPCC ou a programas equivalentes reconhecidos pelo Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (MAPA)”.

De maneira geral, os Programas de Autocontrole são o conjunto de boas práticas e processos estabelecidos, registrados e realizados pela empresa que visam, de forma eficaz e duradoura, garantir a qualidade pretendida de determinado produto. E como toda visão estratégica parte de uma cultura focada em qualidade e resultados, esse conjunto de boas práticas e processos devem criar uma rotina entre todos os colaboradores da empresa e os principais agentes da cadeia produtiva: fornecedores, órgãos fiscalizadores, auditores, entre outros. Dessa maneira, os Programas de Autocontrole das empresas devem ter como objetivo à garantia da qualidade dos produtos e alimentos manuseados e produzidos, de maneira preventiva e que preserve a segurança pelo monitoramento dos parâmetros de controle e segurança dos agentes causadores de agravos.

Existem algumas normas e legislações que comentamos anteriormente que desde 1997 já exigem que as empresas sob SIF tenham Boas Práticas de Fabricação (BPF) implantadas e, desde 1998, tenham o APPCC implantado. São basicamente 3 normas que compõem a implementação dos PAC dentro das empresas:

• Portaria MAPA nº 368/1997: estabelece os requisitos gerais (essenciais) de higiene e de boas práticas de elaboração para alimentos elaborados/industrializados para o consumo humano, sendo aplicado à estabelecimentos que elaboram/industrializam, fracionam, armazenam e transportam alimentos destinados no comércio nacional e internacional.
• Portaria MAPA nº 46/1998: estabelece a obrigatoriedade de instituir o Sistema de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle (APPCC) a ser implantado nas indústrias de produtos de origem animal sob o regime do Serviço de Inspeção Federal (SIF). Foi estabelecido para impulsionar a adoção de modernos procedimentos adotados no controle higiênico-sanitário das matérias-primas e dos produtos de origem animal, tendo como base a necessidade de atendimento a órgãos internacionais da Organização Mundial de Comércio e disposições do Codex Alimentarius.
• RIISPOA Decreto 9013/2017: regulamento da inspeção industrial e sanitária de produtos de origem animal, estabelecendo diretrizes aos estabelecimentos de disporem de programas de autocontrole desenvolvidos, implantados, mantidos, monitorados e verificados por eles, com registros sistematizados e auditáveis que comprovem o atendimento aos requisitos higiênico-sanitários e tecnológicos estabelecidos. O objetivo deste decreto é assegurar a inocuidade, a identidade, a qualidade e a integridade dos produtos, desde a obtenção e a recepção da matéria-prima, dos ingredientes e dos insumos, até a produção destes.

A partir desses pontos citados acima, os PAC das empresas devem considerar estes programas de pré-requisitos descritos acima e fiscalizados pelos Serviços Oficiais durante verificações oficiais e auditorias. O próprio Projeto de Lei (PL 1293/21) que foi aprovado na Câmara discorre que os PAC devem abranger 3 principais pontos:

• I – registros sistematizados e auditáveis do processo produtivo, desde a obtenção e a recepção da matéria-prima, dos ingredientes e dos insumos até a expedição do produto final;
• II – previsão de recolhimento de lotes, quando identificadas deficiências ou não conformidades no produto agropecuário que possam causar riscos à segurança do consumidor ou para a saúde animal e a sanidade vegetal; e
• III – descrição dos procedimentos de autocorreção.

Quais são os elementos de controle a serem verificados pelos auditores e agentes de inspeção?

Ao estabelecer os PAC, a empresa deve montar os manuais e documentos descrevendo os objetivos do programa, os procedimentos de monitoramento das ações, os padrões de conformidade e limites críticos, as ações e medidas preventivas e corretivas, as verificações documentais que ela tem disponível, assim como os registros que provam que os programas operam dentro dos padrões definidos e de que os desvios são tratados de maneira apropriada. São documentos exigidos pelos estabelecimentos de inspeção, como o Serviço de Inspeção Federal (SIF) e Sistema Brasileiro de Inspeção de Produtos de Origem Animal (SISBI-POA) e devem ser revisitados sempre que há mudança ou como revisão.

A Norma Interna DIPOA/SDA Nº 01 de 2017 estabelece um manual de procedimentos de verificação oficial dos autocontroles de como o auditor deve realizar seu trabalho de fiscalização, mas alguns estabelecimentos utilizam a numeração dos elementos de autocontrole embasado nessa NI – mesmo não sendo obrigatório. A NI traz uma diretriz que indica um caminho desenvolvimento da documentação de apoio para o PAC de 15 elementos de controle que serão verificados pelos auditores e agentes de inspeção, sendo eles:

• 1º: Manutenção
• 2º: Água de Abastecimento
• 3º: Controle Integrado de Pragas
• 4º: Higiene Industrial e Operacional
• 5º: Higiene e hábitos higiênicos dos funcionários
• 6º: Procedimentos Sanitários Operacionais (PSO) – contaminação cruzada
• 7º: Controle da matéria prima, ingredientes e material de embalagem
• 8º: Controle de temperaturas
• 9º: APPCC
• 10º: Análises laboratoriais (microbiológicos e físico-químicos)
• 11º: Controle de formulação de produtos e combate à fraude
• 12º: Rastreabilidade e recolhimento
• 13º: Respaldo para certificação oficial
• 14º: Bem-estar Animal
• 15º: Identificação, remoção, segregação e destinação do material especificado de risco (MER)

Vale ressaltar que dentro da lista de elementos de controle que compõem o PAC estão também os Procedimentos Padrões de Higiene Operacional (PPHO) e o Sistema de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle (APPCC) – que já falamos um pouco mais em artigos anteriores – de forma explícita e as Boas Práticas de Fabricação (BPF) por outras portarias. Ou seja, além de serem programas fundamentais para a qualidade e inocuidade dos produtos, possibilitam uma informação centralizada que auxilia na implantação de um sistema de gestão de qualidade sólido e robusto, passível de auditoria a qualquer momento, que traga mais previsibilidade e conscientize todos os agentes envolvidos.

Como ferramentas de gestão da informação laboratorial podem auxiliar neste processo?

Como vimos anteriormente, os Programas de Autocontrole (PAC) não são algo novo ou recentemente exigido pelos órgãos fiscalizadores. Os novos projetos de leis e as diretrizes que impulsionam esses procedimento vêm reafirmar a visão do MAPA e do Departamento de Inspeção de Produtos de Origem Animal (DIPOA) de que a responsabilidade sobre o que é produzido é da indústria e não do governo, ao qual cabe verificar o cumprimento da legislação. Ou seja, os sistemas de gestão de qualidade com seus processos e produtos fazem parte de um conjunto de programas e procedimentos que devem ser criados, monitorados e revisados frequentemente visando sempre assegurar a qualidade higiênico sanitária de seus produtos e o cumprimento das expectativas e exigências dos clientes.

Combinado a isso, temos também a criação de novas regras pelo DIPOA para admissão de formulários informatizados e assinaturas eletrônicas, que reforça também o compromisso do departamento de digitalização, modernização e automação dos processos ligados aos componentes que formam os programas de autocontrole. E muitas empresas vêm se perguntando como começar ou implementar processos e atividades digitais.

Aí que os sistemas de gestão da informação laboratorial baseados em nuvem entram em cena. Eles irão possibilitar que os processos de descrição, implantação e consolidação dos Programas de Autocontrole (PAC) aconteçam de forma mais fácil, colaborativa e eficiente. Evidentemente que sem eles, existem estratégias de implementação que podem ser adotadas – seja com planilhas Excel, documentos em diretórios em nuvem, entre outras alternativas. Entretanto, esses sistemas trazem mais segurança e integridade aos dados, abrangem vários agentes da cadeia produtiva, trazem o foco no eficiência e possibilitam processos digitais que dão mais previsibilidade às atividades laboratoriais.

Se considerarmos 3 processos centrais para implementação dos programas de autocontrole – a descrição dos programas, a implantação de fato até a consolidação com a atualização contínua do PAC -, plataformas como o Labinfy podem ajudar de diversas maneiras. Separamos abaixo 6 benefícios que você pode obter nesse processo de adoção e digitalização dos processos laboratoriais:

1) Elaboração de um planejamento integrado e estratégico

Como vimos em posts anteriores, qualidade moderna deve ser tratada de forma estratégica dentro da empresa, transcendendo o espaço físico do laboratório e envolvendo todas as áreas – não só para conscientização de todo o pessoal, mas para obter indicadores de desempenho que reforcem o foco na eficiência da operação.

Softwares como o Labinfy podem ajudar em todo cadastro do ambiente laboratorial, automatizando as rotinas analíticas, facilitando a visualização das informações referentes a cada amostra recebida, definindo a atribuição de cada laboratorista ou agente cadastrado na plataforma e aprimorando a comunicação na empresa sobre os esforços de controle de qualidade e seus resultados (trazendo mais transparência para os dados gerados pela própria organização).

Com essa abordagem, torna-se mais simples para levantar os pontos de atenção que o planejamento da empresa deve considerar para, assim, elaborar os documentos e programas de autocontrole internos. Com uma melhor comunicação e planejamento, mais simples será às empresas definirem e aplicarem as medidas e procedimentos que foram definidos nos Programas de Autocontrole (PAC).

2) Automação dos procedimentos analíticos dos itens testados

Uma das vertentes dos PAC é a definição dos procedimentos de verificação. Para a indústria de alimentos, as análises físicas, químicas e biológicas tornam-se um importante aliado no monitoramento dos parâmetros de segurança e qualidade dos ingredientes utilizados e produtos acabados. Dessa forma, os resultados encontrados podem rapidamente facilitar o processo de adoção de ações corretivas e os padrões estatísticos podem melhorar a previsibilidade e identificação de tendências.

Plataformas de gestão da informação laboratorial permitem que você tenha os registros de controle técnico cadastrados, como as análises e equipamentos utilizados, e, relacionando eles com os itens analisados, rapidamente crie planos e procedimentos de análises que automatizam as atividades laboratoriais no recebimento das amostras. Essa previsibilidade operacional permite uma padronização mais efetiva dentro das atividades do laboratório e facilidade dos técnicos em iniciarem as atividades.

Além disso, cada amostra cadastrada recebe os registros com as datas de recebimento e de coleta, com a identificação do produto, com as análises necessárias já atribuídas, os critérios e limites críticos (padrões de conformidade) automaticamente detectados e os resultados/dados analíticos estruturados. Assim, os registros de controle que compõem os PAC ficam ainda mais simples e de fácil acompanhamento.

3) Registros de controle das amostras recebidas para análise no laboratório

Um dos pontos centrais dos sistemas de gestão é possibilitar que você centralize as informações dentro de apenas um local, possibilitando uma organização melhor e que você consiga estruturar seus dados de maneira mais efetiva. Como mencionamos no ponto anterior, o agrupamento do plano de análises específicas permite que você tenha uma padronização e automação inicial de quais análises serão realizadas para cada item recebido. Por exemplo, você pode criar um Procedimento Analítico para Cereais e Farinhas, já atribuindo Cinzas pelo método IAL – 012/ IV – p.105, Fibra Bruta IAL – 044/IV – p.136, Proteína ISO 1871-2009 e Umidade e Voláteis IAL – 012/IV – p.98.

Dessa maneira, na hora que você cadastra as suas amostras de matérias-primas ou produtos acabados, os registros de identificação do item analisado, solicitante, fornecedor, datas de recebimento, de coleta e início da análises são automaticamente registrados. Além disso, assim que o processo analítico se desenvolve, as datas de avaliação e aprovação são incluídas também no registro, assim como o identificador laboratorista e do responsável pela aprovação.

Outro ponto importante nessa automação inicial dos registros referentes a cada amostra recebida no laboratório é a criação de uma etiqueta que ajude na organização dos itens recebidos. Assim, cada amostra recebe um QR Code específico que você consegue rapidamente saber o código atribuído a ela, o lote que foi produzido e as informações de produção/entrega.

Além disso, ao cadastrar suas amostras, você pode indicar e fazer o monitoramentos das amostras referentes aos lotes especifícos dos insumos e ou produtos acabados, fornecendo, assim, as informações necessárias para que você consiga ver rapidamente as informações referente a cada uma delas. Para cada lote registrado, você pode filtrar e verificar os registros de liberação de produtos, os detalhes dos testes realizados, o técnico que realizou o teste e quem aprovou a amostra. A tentativa de obter o mesmo nível de informação usando registros em papel pode demandar muito tempo e prejudicar o processo de inspeção.

4) Emissão dos relatórios de ensaio para submissão nas plataformas de fiscalização

Softwares como o Labinfy automatizam também a criação dos Relatórios de Ensaios e Certificados de Análise, após a correta aprovação e validação dos resultados encontrados nas análises realizadas para cada amostra. Conceitualmente, o sistema de gestão da informação laboratorial consiste em registros do processo anterior, durante e posterior aos testes realizados; essa abordagem de registro integral do processo end-to-end fornece dados transparentes que preparam o laboratório para auditorias e fiscalizações.

Você pode cadastrar os usuários e associar a eles suas assinaturas digitais – assim, após eles aprovarem ou rejeitarem os resultados de uma amostra, o Relatório de Ensaio será gerado já posicionando corretamente a assinatura do usuário no final da página de resultados. Essa abordagem facilitará o processo para depois fazer o upload em plataformas oficiais e assinar eletronicamente com certificados digitais – garantindo, assim, mais transparência e integridade dos documentos que são gerados no laboratório a partir dos ensaios realizados.

5) Criação de usuários com permissões de acessos diferentes

As plataforma de LIMS foram criadas para promover dentro da empresa uma cultura que coloca qualidade como uma das estratégias-chave de promoção de produtividade, competitividade e resultados. Essa abordagem permite que você crie os diferentes usuários dentro da sua empresa e atribua permissões de acesso diferenciados para cada função: técnicos de laboratório para registro de resultados analítcos, compras para qualificação de fornecedores, nutricionistas para acompanhamento de variabilidade nutricional, produção para monitoramento de indicadores, administrativo para conferência de custos, entre outras possibilidades.

O Projeto de Lei que comentamos anteriormente (PL 1293/21) tem como um de seus capítulos a descrição do Programa de Incentivo à Conformidade em Defesa Agropecuária. O artigo 10 diz que o programa tem “o objetivo de estimular o aperfeiçoamento de sistemas de garantia da qualidade robustos e auditáveis, com vistas consolidação de um ambiente de confiança recíproca entre o Poder Executivo federal e os agentes regulados, pela via do aumento da transparência”. Ele complementa dizendo que as empresas que aderirem a ele devem compartilhar em tempo real os dados operacionais e de qualidade com a fiscalização agropecuária em contrapartida de benefícios e incentivos.

Sabemos que programas de gestão de qualidades envolvem dezenas de documentos e diferentes registros de controle de não-conformidade, procedimentos de verificação e ações corretivas. Vimos também que muitos desses itens podem ser registrados através de softwares de gestão da informação laboratorial que facilitam os registros de análises realizadas, resultados auferidos e valores que estão fora dos padrões de conformidade definidos pela empresa.

Com a digitalização desses registros e das atividades realizadas no laboratório, a empresa pode criar um usuário externo à própriaorganização, atribuindo a ele uma função de Fiscalização/Auditoria, com permissão de monitoramento a solicitantes e unidades organizacionais específicas. Esse acesso privilegiado ao sistema, sem a possibilidade de alteração de dados, mas que permite identificar rapidamente os dados e justificativas/observações cadastradas, possibilita que os arquivos digitais sejam rapidamente consultados pelos usuários externos. Vale ressaltar que este tipo de alternativa é definida de acordo com as políticas de acesso, compartilhamento de dados e segurança da própria empresa, cabendo somente a ela definir este tipo de permissão especial.

6) Economize tempo para focar no que realmente importa: a qualidade dos alimentos utilizados e/ou produzidos

Ao automatizar os fluxos de trabalho e digitalização das rotinas de autocontrole, com procedimentos analíticos padronizados e pré-associados, você consegue concluir tarefas mais rapidamente: criação de amostras, registro de análises, estatísticas de controle, parâmetros de validação, emissão de certificados, entre tantas outras tarefas que você pode criar tarefas automatizadas, retirando-se o retrabalho e necessidade manual de registro dos resultados encontrados.

Relatórios apontam que fluxos de trabalho ineficientes podem custar até 30% da receita da empresa, impactando não só em produtividade operacional, mas resultados financeiros menores. A automação das rotinas é uma das alternativas para ajudar a evitar essa ineficiência. Ao criar os padrões de execução que já relacionam todo o ambiente laboratorial e os registros de controle e manutenção que têm cadastrados, você pode obter informações valiosas que não conseguiria rapidamente com tarefas manuais – maior a quantidade de dados de alta qualidade, maior a chance de melhores decisões.

Sabemos que a implementação dos programas de autocontrole pelas indústrias de alimentos, em especial as de origem animal, tem o potencial de trazer melhorias contínuas aos processos de produção ao atuar na capacitação e conscientização de todos. Essa abordagem permite que a empresa foque na eficiência e em usar o melhor de cada requisito ou parâmetro monitorado para aprimorar a gestão da organização e os resultados (tanto produtivo quanto financeiro) que ela tem.

Ao atuar com profundidade nos problemas e nas causas, de maneira colaborativa envolvendo toda a organização, descrevendo os parâmetros e processos de segurança de maneira clara e completa, os programas de autocontrole são essenciais para a indústria ter cada vez mais produtos e insumos de qualidade e inócuos. E sistemas de gestão das informações laboratoriais serão importantes instrumentos para padronizar estes processos, trazer maior previsibilidade aos acontecimentos e garantir melhor monitoramento dos padrões de conformidade e elementos de controle definidos pela empresa.

As novas abordagens do MAPA e a tendência de digitalização dos documentos de fiscalização são um marco para o setor. Com certeza trarão ainda mais produtividade e competitividade para as empresas de alimentos, além de permitir processos menos custosos e mais rápidos. Caso a sua empresa deseje antecipar a digitalização de documentos e relatórios/certificados de ensaio, o Labinfy é um grande aliado.