A quantidade de informações que uma empresa precisa armazenar no dia a dia nunca foi tão grande como nos tempos atuais. Em um passado não tão distante, as papeladas ocupavam mesas, arquivos e muito espaço, mas eram a forma de se ter em mãos algum dado ou registro de algo.

Com o advento da tecnologia e da internet, as companhias têm mais de uma opção para realizar o armazenamento de documentos, informações sigilosas e demais materiais. Duas dessas formas são os softwares em nuvem e on-premise. Mas, afinal, qual a diferença entre elas e qual é o melhor custo-benefício para a sua empresa?

No artigo a seguir vamos te mostrar a diferença entre elas e alguns pontos que precisam ser analisados antes de escolher uma das duas ou migrar de um sistema para o outro. Acompanhe!

A diferença principal

Para começar a entender os dois modelos, é preciso definir cada um deles para mapear a principal diferença entre ambos. De forma geral, os softwares que são hospedados em nuvem não precisam de servidores físicos dentro das empresas, pois o sistema fica hospedado em um centro de processamento de dados, os chamados data centers. São empresas especializadas em alugar servidores, como a Microsoft Azure e a Amazon AWS, e, por isso, é necessário ter acesso à internet para ter acesso ao sistema.

Já o sistema on-premise consiste em uma instalação física dentro das empresas, onde há um servidor e os funcionários da empresa se conectam internamente a ele para terem acesso ao sistema – não necessitando, assim, de internet.

A seguir separamos os itens que diferem ainda mais cada um das opções de softwares e que merecem atenção para que seja escolhido aquele que melhor servirá às necessidades da companhia.

Escalabilidade

É comum que, com o passar do tempo, a quantidade de informações e dados que um sistema possui vá aumentando. Vamos pensar em um sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente, que a cada dia recebe novas interações de vendas, históricos de acessos, novos produtos sendo comercializados, entre tantas outras informações e dados que são gerados pelos usuários.

Por esse motivo, o servidor ou máquina que está armazenando o software pode ficar sobrecarregado e, assim, precisar de mais recursos que aumentem a potência para suportar essa carga constante e crescente de dados. Seja a quantidade de CPU, de memória RAM, espaço de armazenamento em HD, os recursos que compõem esse servidor vão precisar passar por uma melhoria de desempenho.

Dado o cenário acima, caso a empresa esteja usando um sistema on-premise, seria necessário comprar um novo servidor mais potente (ou novos periféricos, que são dispositivos auxiliares usados para enviar ou receber informações do computador) para suportar a nova demanda e, depois, fazer toda a migração do sistema e dos dados para o novo servidor. Um esforço em conjunto do time de suprimentos para a compra do servidor e do time de TI para realizar a migração.

Caso a empresa esteja usando um sistema em nuvem, como a modalidade em nuvem do Labinfy, normalmente a empresa que fornece o software se encarrega de fazer toda a gestão deste processo e de forma transparente ao cliente, sem acarretar em custos diretos e ou indiretos adicionais.

Investimento

O valor do investimento que você faz para ambos os modelos de implementação irá variar de acordo com diferentes decisões que a sua empresa tome, como, por exemplo, qual o dimensionamento da máquina contratada e quais os adicionais selecionados. De qualquer maneira, para a implementação on-premise, o custo inicial costuma ser maior do que os softwares em nuvem, pois você vai precisar investir em:

• um servidor (que recomenda-se ficar 24 horas ligado com o uso intenso de processamento)
• adequar a sala física que ele está para garantir uma refrigeração adequada (já que é comum que as máquinas esquentem durante o uso)
• comprar um equipamento que protege e mantém em funcionamento dispositivos eletroeletrônicos em situações de oscilação ou ausência da rede elétrica (no-break) para evitar quedas de energia no servidor (uma vez que desligamentos abruptos podem corromper os dados do sistema)
• definir e configurar portas de segurança com controle de acesso para evitar que qualquer pessoa possa acessar o servidor diretamente
• estar ciente do consumo de energia

Na nuvem, a empresa gastará menos pelo investimento inicial e poderá montar pacotes mais personalizados que atendam melhor às necessidades do dia a dia. Neste sentido, economiza-se também com a manutenção, uma vez que não há risco do servidor quebrar ou dar defeito. Caso isso aconteça, é a empresa que fornece o software que deve gerenciar a situação e arcar com os custos.

Praticidade

Se na empresa em que você trabalha o regime de trabalho é presencial e todos os colaboradores cumprem seus papéis apenas no próprio local de trabalho, o on-premise poderá atender bem às suas necessidades e demandas. Embora em alguns casos seja possível acessar remotamente as informações, o uso de uma rede ou endereço local, por exemplo, pode trazer ganhos de desempenho e acesso.

Por outro lado, se a dinâmica de trabalho da sua equipe acontece com cada colaborador em um lugar ou de forma híbrida, seja de home-office ou viajando a trabalho, o sistema em nuvem se mostra mais prático para garantir o acesso de qualquer lugar, a qualquer momento. Dessa forma, os funcionários têm mais liberdade para trabalhar de onde quiserem, sem prejudicar o cumprimento de demandas diárias.

Além disso, é importante ressaltar que caso haja algum problema no sistema on-premise, é necessário um profissional de TI para dar manutenção e suporte. Ao contrário disso, para os sistemas em nuvem, basta solicitar suporte à empresa que fornece o software pelos canais dedicados a isso.

Segurança

Por fim, um dos pontos mais relevantes nessa análise é a segurança. As empresas que oferecem o serviço de armazenamento em nuvens precisam constantemente aperfeiçoar os sistemas de segurança de seus produtos para evitar que as informações de seus clientes sejam acessadas e roubadas por criminosos virtuais.

Nesse sentido, criou-se a criptografia na segurança de dados e o melhoramento da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Essas são formas de manter os conteúdos salvos, seguros e acessíveis apenas para as pessoas cadastradas pela empresa.

Por outro lado, o sistema on-premise garante uma maior segurança em relação aos ataques cibernéticos, uma vez que o acesso é limitado. Porém, isso não quer dizer que ele está livre da ação de pessoas mal intencionadas. Por este motivo, também é preciso que profissionais de TI implementem restrições de acesso à rede interna, atualizem os sistemas operacionais e antivírus com regularidade, bem como uma rotina de backup dos dados com redundância.

A melhor opção

Como vimos, as diferenças entre os dois sistemas são importantes e cada uma se adequa mais a um estilo de empresa e de suas necessidades. O importante no momento da escolha é fazer a análise com calma, para que não haja gastos indesejados e que as informações sejam armazenadas com segurança.