El inicio de mayo comenzó con una noticia importante para la agroindustria. La Cámara de Diputados aprobó el proyecto de ley que comparte la responsabilidad vinculada a los procesos de fiscalización sanitaria con las propias empresas, como frigoríficos y el 100% de las fábricas de alimentos vegetales y animales. Ahora, el Proyecto de Ley (PL 1293/21), que puede consultar en este enlace, se dirige a la consideración del Senado Federal, y prevé que los agentes de las cadenas productivas del sector agropecuario puedan desarrollar programas de autocontrol con el objetivo de garantizar la inocuidad, identidad, calidad y seguridad de sus productos.

Junto con esto, llegó una excelente noticia del Departamento de Inspección de Productos de Origen Animal (DIPOA) con la circular n.º 21/2022/DIPOA/SDA/MAPA, que comenzó a admitir formularios informatizados para los registros de ejecución, monitoreo y verificación de los componentes que conforman los programas de autocontrol, así como la firma electrónica de los responsables de las empresas del área de alimentación animal. Realmente muestra una nueva tendencia del MAPA de crear mecanismos de digitalización y plataformas de información centralizadas (como la Plataforma de Autocontrol que se está desarrollando), que permiten combinar eficiencia, seguridad y procesos sin la necesidad de montones de documentos llenos a mano.

El concepto de los programas de autocontrol no es nuevo, ya había sido establecido por el propio MAPA en las circulares n.º 175 y 176 de 2005. Algunos años después, estas fueron revocadas junto con el decreto n.º 9013 de 2017, que reglamentaba los PAC (Programas de Autocontrol) y establecía los procedimientos de inspección industrial y sanitaria de productos de origen animal.

Pero, en definitiva, ahora con la automatización de los procedimientos y la búsqueda de procesos digitales y registros electrónicos, muchas empresas tienen dudas sobre el impacto que estas nuevas circulares traen para ellas. La idea de este artículo es presentar un poco más sobre qué son los Programas de Autocontrol (PAC) y cómo los software de gestión de información laboratorial basados en la nube pueden ayudar a optimizar aún más estos procesos con procedimientos digitalizados y fácil acceso a la información.

¿Qué son los Programas de Autocontrole (PAC)?

Cada día presenciamos el creciente volumen de datos e información a los que estamos expuestos. El impacto que esto tiene en el mercado es enorme: cada vez es más complejo, más competitivo y los consumidores tienen un mayor nivel de conciencia y demandas, impulsados por la acción cada vez más esclarecedora, atenta y precisa de los organismos de fiscalización. Rápidamente conocemos el origen, seguimos opiniones y nos comunicamos fácilmente con los diferentes actores de la cadena para conocer más sobre los productos.

Esta creciente concienciación del mercado consumidor, junto con una mayor exigencia y control por parte de los organismos reguladores y gubernamentales, tiene un gran impacto en la industria de alimentos, tanto animal como humana. Cada vez más las empresas buscan soluciones que les ayuden a entregar productos de calidad superior, con procesos más eficientes, recursos mejor utilizados, márgenes de rentabilidad crecientes y eficiencia operacional. Además de mejorar su competitividad y crecimiento en un mercado más exigente y globalizado, las empresas pueden satisfacer las necesidades y deseos de los consumidores.

Sin embargo, un alimento de calidad no es solo aquel que satisface el gusto o paladar del cliente, sino también aquel que no causará ningún daño a la salud de quien lo consume, ya sea una carne que se sirve en la mesa de una familia o la comida que se da a una mascota. Todos los alimentos producidos necesitan una inspección continua y sistemática de todos los factores de seguridad físicos, químicos y biológicos que puedan afectar la calidad higiénico-sanitaria del producto final.

Es en este escenario que se crearon los Programas de Autocontrole (PAC): para crear mecanismos y procedimientos que faciliten la gestión de los peligros y riesgos presentes en el proceso productivo. Según la definición del Reglamento de Inspección Industrial y Sanitaria de Productos de Origen Animal (RIISPOA) basado en el Decreto Nº 9.013, los programas de autocontrol son «programas desarrollados, procedimientos descritos, desarrollados, implementados, monitoreados y verificados por el establecimiento, con el objetivo de asegurar la inocuidad, identidad, calidad e integridad de sus productos, que incluyen, pero no se limitan a, los programas de prerrequisitos, BPF, PPHO y APPCC o programas equivalentes reconocidos por el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Abastecimiento (MAPA)».

En general, los Programas de Autocontrole son el conjunto de buenas prácticas y procesos establecidos, registrados y realizados por la empresa que buscan, de manera eficaz y sostenible, garantizar la calidad deseada de un determinado producto. Y como toda visión estratégica parte de una cultura enfocada en la calidad y los resultados, este conjunto de buenas prácticas y procesos debe crear una rutina entre todos los colaboradores de la empresa y los principales actores de la cadena productiva: proveedores, organismos de fiscalización, auditores, entre otros. De esta manera, los Programas de Autocontrole de las empresas deben tener como objetivo garantizar la calidad de los productos y alimentos manipulados y producidos, de manera preventiva y preservando la seguridad a través del monitoreo de los parámetros de control y seguridad de los agentes causantes de daños.

Ya hemos mencionado algunas normas y legislaciones que desde 1997 exigen que las empresas bajo el SIF (Servicio de Inspección Federal) tengan implementadas las Buenas Prácticas de Fabricación (BPF) y, desde 1998, el APPCC. Básicamente, hay 3 normas que componen la implementación de los PAC dentro de las empresas:

Portaria MAPA nº 368/1997: establece los requisitos generales (esenciales) de higiene y buenas prácticas de elaboración para alimentos elaborados/industrializados para el consumo humano, aplicado a establecimientos que elaboran/industrializan, fraccionan, almacenan y transportan alimentos destinados al comercio nacional e internacional.

Portaria MAPA nº 46/1998: establece la obligatoriedad de instituir el Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (APPCC) que debe ser implementado en las industrias de productos de origen animal bajo el régimen del Servicio de Inspección Federal (SIF). Fue establecido para impulsar la adopción de procedimientos modernos en el control higiénico-sanitario de las materias primas y los productos de origen animal, basado en la necesidad de cumplir con los organismos internacionales de la Organización Mundial del Comercio y las disposiciones del Codex Alimentarius.

RIISPOA Decreto 9013/2017: reglamento de inspección industrial y sanitaria de productos de origen animal, estableciendo directrices para que los establecimientos cuenten con programas de autocontrol desarrollados, implementados, mantenidos, monitoreados y verificados por ellos, con registros sistematizados y auditables que demuestren el cumplimiento de los requisitos higiénico-sanitarios y tecnológicos establecidos. El objetivo de este decreto es asegurar la inocuidad, identidad, calidad e integridad de los productos, desde la obtención y recepción de la materia prima, los ingredientes y los insumos, hasta la producción de los mismos.

A partir de los puntos mencionados anteriormente, los PAC de las empresas deben considerar estos programas de prerrequisitos descritos anteriormente y fiscalizados por los Servicios Oficiales durante verificaciones oficiales y auditorías. El propio Proyecto de Ley (PL 1293/21) que fue aprobado en la Cámara establece que los PAC deben abarcar 3 puntos principales:

I – registros sistematizados y auditables del proceso productivo, desde la obtención y recepción de la materia prima, los ingredientes y los insumos hasta la expedición del producto final;

II – previsión de recolección de lotes, cuando se identifiquen deficiencias o no conformidades en el producto agropecuario que puedan causar riesgos para la seguridad del consumidor o para la salud animal y la sanidad vegetal; y

III – descripción de los procedimientos de autocorrección.

¿Cuáles son los elementos de control que deben ser verificados por los auditores y agentes de inspección?

Al establecer los PAC, la empresa debe elaborar manuales y documentos que describan los objetivos del programa, los procedimientos de monitoreo de las acciones, los estándares de conformidad y límites críticos, las acciones y medidas preventivas y correctivas, las verificaciones documentales disponibles, así como los registros que demuestren que los programas operan dentro de los estándares definidos y que las desviaciones son tratadas de manera adecuada. Estos documentos son requeridos por los establecimientos de inspección, como el Servicio de Inspección Federal (SIF) y el Sistema Brasileño de Inspección de Productos de Origen Animal (SISBI-POA), y deben ser revisados cada vez que hay cambios o revisiones.

La Norma Interna DIPOA/SDA Nº 01 de 2017 establece un manual de procedimientos para la verificación oficial de los autocontroles y cómo el auditor debe llevar a cabo su trabajo de fiscalización, aunque algunos establecimientos utilizan la numeración de los elementos de autocontrol basados en esta NI, aunque no es obligatorio. La NI proporciona una guía que indica una ruta para el desarrollo de la documentación de apoyo para el PAC con 15 elementos de control que serán verificados por los auditores y agentes de inspección, siendo estos:

• 1º: Mantenimiento
• 2º: Agua de abastecimiento
• 3º: Control integrado de plagas
• 4º: Higiene industrial y operacional
• 5º: Higiene y hábitos higiénicos de los empleados
• 6º: Procedimientos sanitarios operacionales (PSO) – contaminación cruzada
• 7º: Control de materia prima, ingredientes y material de embalaje
• 8º: Control de temperaturas
• 9º: APPCC
• 10º: Análisis laboratoriales (microbiológicos y físico-químicos)
• 11º: Control de formulación de productos y lucha contra el fraude
• 12º: Trazabilidad y recolección
• 13º: Soporte para certificación oficial
• 14º: Bienestar animal
• 15º: Identificación, remoción, segregación y destino del material especificado de riesgo (MER)

Cabe destacar que dentro de la lista de elementos de control que componen el PAC, también se encuentran los Procedimientos Estándar de Higiene Operacional (PPHO) y el Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (APPCC), sobre los cuales hemos hablado un poco más en artículos anteriores, de manera explícita, así como las Buenas Prácticas de Fabricación (BPF) mediante otras ordenanzas. Es decir, además de ser programas fundamentales para la calidad e inocuidad de los productos, posibilitan una información centralizada que ayuda en la implementación de un sistema de gestión de calidad sólido y robusto, sujeto a auditoría en cualquier momento, lo que aporta más previsibilidad y conciencia a todos los agentes involucrados.

¿Cómo pueden las herramientas de gestión de información de laboratorio ayudar en este proceso?

Como hemos visto anteriormente, los Programas de Autocontrole (PAC) no son algo nuevo o recientemente exigido por los organismos de control. Los nuevos proyectos de leyes y directrices que impulsan estos procedimientos reafirman la visión del MAPA y del Departamento de Inspección de Productos de Origen Animal (DIPOA), que establecen que la responsabilidad sobre lo que se produce recae en la industria y no en el gobierno, cuya tarea es verificar el cumplimiento de la legislación. Es decir, los sistemas de gestión de calidad con sus procesos y productos forman parte de un conjunto de programas y procedimientos que deben ser creados, monitoreados y revisados con frecuencia para asegurar siempre la calidad higiénico-sanitaria de sus productos y el cumplimiento de las expectativas y exigencias de los clientes.

A esto se suma la creación de nuevas normas por parte del DIPOA para admitir formularios informatizados y firmas electrónicas, lo que también refuerza el compromiso del departamento con la digitalización, modernización y automatización de los procesos relacionados con los componentes que conforman los programas de autocontrol. Y muchas empresas se están preguntando cómo empezar o implementar procesos y actividades digitales.

Aquí es donde entran en juego las herramientas de gestión de información de laboratorio basadas en la nube. Permiten que los procesos de descripción, implementación y consolidación de los Programas de Autocontrole (PAC) se lleven a cabo de manera más fácil, colaborativa y eficiente. Sin duda, sin estas herramientas, hay estrategias de implementación que se pueden adoptar, ya sea con hojas de cálculo de Excel, documentos en directorios en la nube, entre otras alternativas. Sin embargo, estos sistemas ofrecen mayor seguridad e integridad de los datos, abarcan a varios agentes de la cadena productiva, se enfocan en la eficiencia y permiten procesos digitales que brindan más previsibilidad a las actividades laboratoriales.

Si consideramos 3 procesos centrales para la implementación de los programas de autocontrol: la descripción de los programas, la implementación efectiva y la consolidación con la actualización continua del PAC, plataformas como Labinfy pueden ayudar de diversas formas. A continuación, se presentan 6 beneficios que se pueden obtener en este proceso de adopción y digitalización de los procesos de autocontrol:

1) Elaboración de una planificación integrada y estratégica

Como vimos en publicaciones anteriores, la calidad moderna debe ser abordada de manera estratégica dentro de la empresa, trascendiendo el espacio físico del laboratorio e involucrando a todas las áreas; no solo para concienciar a todo el personal, sino también para obtener indicadores de desempeño que refuercen el enfoque en la eficiencia de la operación.

Softwares como Labinfy pueden ayudar en todo el registro del entorno laboratorial, automatizando las rutinas analíticas, facilitando la visualización de la información referente a cada muestra recibida, definiendo la asignación de cada laboratorista o agente registrado en la plataforma y mejorando la comunicación en la empresa sobre los esfuerzos de control de calidad y sus resultados (lo que brinda mayor transparencia a los datos generados por la propia organización).

Con esta aproximación, se vuelve más sencillo identificar los puntos de atención que la planificación de la empresa debe considerar para, así, elaborar los documentos y programas de autocontrol internos. Con una mejor comunicación y planificación, será más sencillo para las empresas definir e implementar las medidas y procedimientos que fueron establecidos en los Programas de Autocontrol (PAC).

2) Automatización de los procedimientos analíticos de los elementos probados

Una de las vertientes de los PAC es la definición de los procedimientos de verificación. Para la industria de alimentos, los análisis físicos, químicos y biológicos se convierten en un aliado importante para el monitoreo de los parámetros de seguridad y calidad de los ingredientes utilizados y los productos terminados. De esta manera, los resultados obtenidos pueden facilitar rápidamente la adopción de acciones correctivas y los estándares estadísticos pueden mejorar la previsibilidad e identificación de tendencias.

Las plataformas de gestión de la información de laboratorio permiten que usted tenga los registros de control técnico registrados, como los análisis y equipos utilizados, y, relacionándolos con los elementos analizados, cree rápidamente planes y procedimientos de análisis que automatizan las actividades de laboratorio en la recepción de las muestras. Esta previsibilidad operativa permite una estandarización más efectiva dentro de las actividades del laboratorio y facilita que los técnicos comiencen sus actividades.

Además, cada muestra registrada recibe los registros con las fechas de recepción y recolección, con la identificación del producto y las análisis necesarios ya asignados, los criterios y límites críticos (estándares de conformidad) detectados automáticamente y los resultados/datos analíticos estructurados. De esta manera, los registros de control que componen los PAC quedan más simples y de fácil seguimiento.

3) Registros de control de las muestras recibidas para análisis en el laboratorio

Uno de los puntos centrales de los sistemas de gestión es permitir que usted centralice la información en un solo lugar, lo que facilita una mejor organización y le permite estructurar sus datos de manera más efectiva. Como mencionamos en el punto anterior, el agrupamiento del plan de análisis específico permite que usted tenga una estandarización y una automatización inicial de los análisis que se realizarán para cada elemento recibido. Por ejemplo, puede crear un Procedimiento Analítico para Cereales y Harinas, ya asignando Cenizas por el método IAL – 012/ IV – p.105, Fibra Bruta IAL – 044/IV – p.136, Proteína ISO 1871-2009 y Humedad y Volátiles IAL – 012/IV – p.98.

De esta manera, cuando registre sus muestras de materias primas o productos terminados, los registros de identificación del elemento analizado, del solicitante, del proveedor, de las fechas de recepción, de recolección y de inicio de los análisis se registran automáticamente. Además, a medida que se desarrolla el proceso analítico, también se incluyen las fechas de evaluación y aprobación, así como el identificador del laboratorista y del responsable de la aprobación.

Otro punto importante en esta automatización inicial de los registros de cada muestra recibida en el laboratorio es la creación de una etiqueta que ayude en la organización de los elementos recibidos. Así, cada muestra recibe un código QR específico que le permite conocer rápidamente el código asignado, el lote que fue producido y la información de producción/entrega.

Además, al registrar sus muestras, puede indicar y monitorear las muestras correspondientes a los lotes específicos de los insumos y/o productos terminados, proporcionando así la información necesaria para que pueda ver rápidamente la información correspondiente a cada una de ellas. Para cada lote registrado, puede filtrar y verificar los registros de liberación de productos, los detalles de las pruebas realizadas, el técnico que realizó la prueba y quien aprobó la muestra. Intentar obtener el mismo nivel de información utilizando registros en papel puede llevar mucho tiempo y perjudicar el proceso de inspección.

4) Emisión de informes de ensayo para su presentación en plataformas de fiscalización

Softwares como Labinfy también automatizan la creación de informes de ensayo y certificados de análisis, después de la correcta aprobación y validación de los resultados encontrados en los análisis realizados para cada muestra. Conceptualmente, el sistema de gestión de información de laboratorio consiste en registros del proceso anterior, durante y posterior a las pruebas realizadas; este enfoque de registro integral del proceso de extremo a extremo proporciona datos transparentes que preparan el laboratorio para auditorías y fiscalizaciones.

Puede registrar a los usuarios y asociarles sus firmas digitales; de esta manera, después de que aprueben o rechacen los resultados de una muestra, el informe de ensayo se generará con la firma del usuario correctamente ubicada al final de la página de resultados. Este enfoque facilitará el proceso para posteriormente cargar los informes en plataformas oficiales y firmarlos electrónicamente con certificados digitales, garantizando así una mayor transparencia e integridad de los documentos generados en el laboratorio a partir de los ensayos realizados.

5) Creación de usuarios con diferentes permisos de acceso

Las plataformas de LIMS fueron creadas para promover una cultura dentro de la empresa que coloque la calidad como una de las estrategias clave para promover la productividad, la competitividad y los resultados. Este enfoque le permite crear diferentes usuarios dentro de su empresa y asignar permisos de acceso diferenciados para cada función: técnicos de laboratorio para el registro de resultados analíticos, compras para la calificación de proveedores, nutricionistas para el seguimiento de la variabilidad nutricional, producción para el monitoreo de indicadores, administración para la revisión de costos, entre otras posibilidades.

El Proyecto de Ley al que nos referimos anteriormente (PL 1293/21) tiene como uno de sus capítulos la descripción del Programa de Incentivo a la Conformidad en Defensa Agropecuaria. El artículo 10 establece que el programa tiene «el objetivo de estimular el perfeccionamiento de sistemas de garantía de calidad robustos y auditables, con miras a la consolidación de un entorno de confianza recíproca entre el Poder Ejecutivo federal y los agentes regulados, mediante el aumento de la transparencia». Además, agrega que las empresas que se adhieran al programa deben compartir en tiempo real los datos operativos y de calidad con la fiscalización agropecuaria a cambio de beneficios e incentivos.

Sabemos que los programas de gestión de calidad involucran docenas de documentos y registros de control de no conformidades, procedimientos de verificación y acciones correctivas. También hemos visto que muchos de estos elementos pueden registrarse mediante software de gestión de información de laboratorio que facilitan los registros de análisis realizados, resultados obtenidos y valores que están fuera de los estándares de conformidad definidos por la empresa.

Con la digitalización de estos registros y actividades realizadas en el laboratorio, la empresa puede crear un usuario externo a la propia organización, asignándole una función de Fiscalización/Auditoría, con permiso de monitorear solicitantes y unidades organizacionales específicas. Este acceso privilegiado al sistema, sin posibilidad de modificar datos, pero que permite identificar rápidamente los datos y justificaciones/observaciones registradas, permite que los archivos digitales sean consultados rápidamente por los usuarios externos. Es importante destacar que este tipo de alternativa se define de acuerdo con las políticas de acceso, compartición de datos y seguridad de la propia empresa, siendo responsabilidad exclusiva de esta definir este tipo de permiso especial.

6) Ahorre tiempo para centrarse en lo que realmente importa: la calidad de los alimentos utilizados y/o producidos

Al automatizar los flujos de trabajo y digitalizar las rutinas de autocontrol, con procedimientos analíticos estandarizados y preasociados, puede completar tareas más rápidamente: creación de muestras, registro de análisis, estadísticas de control, parámetros de validación, emisión de certificados, entre muchas otras tareas que pueden ser automatizadas, eliminando el trabajo repetitivo y la necesidad de registro manual de los resultados encontrados.

Informes indican que flujos de trabajo ineficientes pueden costar hasta el 30% de los ingresos de la empresa, impactando no solo en la productividad operativa, sino también en resultados financieros más bajos. La automatización de las rutinas es una de las alternativas para ayudar a evitar esta ineficiencia. Al crear estándares de ejecución que ya relacionan todo el entorno laboratorial y los registros de control y mantenimiento que tienen registrados, puede obtener información valiosa que no se podría obtener rápidamente con tareas manuales; a mayor cantidad de datos de alta calidad, mayor será la posibilidad de tomar decisiones más acertadas.

Sabemos que la implementación de programas de autocontrol por parte de las industrias de alimentos, especialmente las de origen animal, tiene el potencial de brindar mejoras continuas en los procesos de producción al capacitar y concienciar a todos los involucrados. Este enfoque permite que la empresa se enfoque en la eficiencia y en aprovechar lo mejor de cada requisito o parámetro monitoreado para mejorar la gestión de la organización y los resultados, tanto en términos de producción como financieros.

Al abordar a fondo los problemas y las causas, de manera colaborativa involucrando a toda la organización, describiendo los parámetros y procesos de seguridad de manera clara y completa, los programas de autocontrol son esenciales para que la industria cuente cada vez con productos e insumos de calidad e inocuos. Y los sistemas de gestión de información de laboratorio serán herramientas importantes para estandarizar estos procesos, brindar mayor previsibilidad a los acontecimientos y garantizar un mejor monitoreo de los estándares de conformidad y elementos de control definidos por la empresa.

Las nuevas aproximaciones del MAPA y la tendencia hacia la digitalización de los documentos de fiscalización marcan un hito para el sector. Sin duda, traerán aún más productividad y competitividad a las empresas de alimentos, además de permitir procesos menos costosos y más rápidos. Si su empresa desea adelantarse a la digitalización de documentos e informes/certificados de ensayo, Labinfy es un gran aliado.