No cenário competitivo dos serviços analíticos, os laboratórios precisam se destacar não apenas por suas capacidades técnicas, mas também por suas estratégias de negócios. O gerenciamento eficaz de propostas comerciais é crucial para laboratórios que buscam conquistar novos clientes e expandir seus negócios. Muitas equipes, entretanto, acabam se perguntando: quantas propostas enviamos no mês passado? E nesta semana? Qual o potencial de receita previsto e qual a taxa de conversão em vendas? E, muitas vezes, ficam sem conseguir responder rapidamente.
Contar com um bom processo de gestão e monitoramento das propostas comerciais dentro do pipeline de vendas faz toda a diferença. Por isso, é essencial manter a organização das oportunidades de vendas e acompanhar os clientes nos momentos corretos. Este artigo explora a importância do gerenciamento de propostas comerciais, melhores práticas e como os Sistemas de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS) podem otimizar esse processo. Além disso, vamos explorar os aspectos relevantes da ISO 17025, uma norma chave para laboratórios, e como ela impacta o gerenciamento de propostas.
Compreendendo o Gerenciamento de Propostas Comerciais
O gerenciamento de propostas comerciais envolve a criação, organização e acompanhamento das propostas apresentadas a potenciais clientes. Em um contexto de laboratório, essas propostas detalham os serviços analíticos oferecidos, metodologias, preços e outros detalhes críticos que ajudam os clientes a tomar decisões informadas. O gerenciamento eficaz de propostas garante que as propostas sejam precisas, profissionais e adaptadas às necessidades do cliente.
Além de ajudar na jornada de compra do cliente e potencialmente resultar em mais faturamento para a empresa, a gestão de propostas comerciais oferece indicadores e métricas que ajudam a aprimorar suas estratégias. Podemos destacar como pontos de importância:
- Aquisição de Clientes: Propostas bem elaboradas são essenciais para atrair novos clientes. Elas mostram a expertise, capacidades e proposta de valor do laboratório.
- Geração de Receita: Propostas de alta qualidade podem levar a taxas de conversão mais altas, impactando diretamente a capacidade do laboratório de gerar receita.
- Eficiência e Padronização: Gerenciar propostas de maneira eficiente economiza tempo e recursos. Padronizar o processo de propostas garante consistência e precisão.
- Conformidade e Garantia de Qualidade: Cumprir normas como a ISO 17025 garante que as propostas atendam aos requisitos regulatórios e de qualidade, aumentando a credibilidade.
A ISO 17025 e sua Relevância para o Gerenciamento de Propostas Comerciais
A ISO 17025 é uma norma internacional que especifica os requisitos gerais para a competência de laboratórios de ensaio e calibração. Ela abrange aspectos como o sistema de gestão, requisitos técnicos e melhoria contínua. Embora a ISO 17025 se concentre principalmente na gestão da qualidade do laboratório, seus princípios podem ser aplicados ao gerenciamento de propostas comerciais para garantir precisão, confiabilidade, imparcialidade, padronização e conformidade.
Portanto, ao estruturar a gestão das propostas comerciais emitidas pelo laboratório, é de suma importância ter como base os conceitos previstos na ISO 17025 e aplicá-los de maneira correta. Entre alguns desses princípios, podemos citar:
- Competência e Consistência: Garantir que as propostas sejam elaboradas por pessoal competente que siga procedimentos padronizados.
- Controle de Documentos: Manter registros precisos e atualizados de todas as propostas, revisões e aprovações.
- Comunicação com Clientes: Comunicar claramente as capacidades, metodologias e medidas de garantia de qualidade do laboratório aos clientes.
- Melhoria Contínua: Revisar e melhorar regularmente o processo de propostas com base no feedback dos clientes e auditorias internas.
Como Fazer a Gestão de Propostas Comerciais?
Estabelecer um pipeline previsível para a criação e aprovação de propostas ajuda a gerenciar a carga de trabalho e garante respostas oportunas às consultas dos clientes. Dessa forma, ao estruturar o processo de gestão de propostas comerciais, contemple as principais etapas da cadência comercial que terá junto ao seu cliente.
O processo de gestão das propostas inicia-se mantendo sempre o controle de todas as propostas enviadas, discriminando os serviços orçados, o cliente alvo e as informações financeiras relevantes (como descontos e taxas adicionais). Esse controle não é apenas uma tarefa de quantificação, mas também de organização para manter uma base centralizada e alinhada às políticas internas do laboratório.
Imagine este cenário: o cliente pediu para segurar a proposta que você enviou. Depois de alguns meses, ele volta a entrar em contato e diz que gostaria de retomar de onde pararam. Com a proposta em mãos, você consegue rapidamente entender os preços correntes, descontos previamente estabelecidos e verificar se tais condições ainda são aplicáveis. Portanto, centralize esses documentos e os deixe acessíveis para outros membros do time que precisam ter acesso a eles.
Calcule Suas Taxas de Conversão
A partir das propostas enviadas, começa uma etapa crucial: o monitoramento do pipeline. Esse processo prevê acompanhar o status das propostas em tempo real para identificar gargalos e priorizar tarefas. Como consequência, você poderá alocar recursos com base na complexidade e urgência das propostas.
Dentro desse processo, existe uma métrica fundamental: a taxa de conversão. Ela visa responder à pergunta “das propostas enviadas, quantas delas são convertidas em vendas?”. É uma conta simples: quantidade de propostas aceitas pelos clientes dividida pela quantidade de propostas enviadas totais (multiplicando por 100 para obter a porcentagem). Calculando a taxa de conversão, você consegue entender se existe algum gargalo na etapa do funil de vendas e, se necessário, repensar a tática de vendas.
Preserve o Histórico e Faça o Versionamento das Propostas
Como as propostas de serviços analíticos possuem alta complexidade técnica, podendo ter ciclos de vendas longos e de alto ticket médio, é comum que mais de uma proposta seja enviada para o mesmo cliente. Ao longo da negociação, análises podem ser incluídas, necessidades técnicas observadas e eventuais condições atualizadas.
Sabendo que um dos pontos-chave da ISO 17025 é garantir que alterações possam ser rastreáveis e que haja unicidade de números de proposta para acompanhamento efetivo, é importante manter um histórico do que já foi enviado e versionar os documentos para manter a integridade das alterações. Além de facilitar o entendimento do que foi alterado, você garante que não haja documentos de códigos iguais com valores, listas de serviços e condições comerciais distintas.
Versionar propostas ainda não aceitas é uma boa prática para manter a rastreabilidade dessas mudanças e garantir maior profissionalismo e conformidade.
Conte com um Sistema LIMS para Ajudar
Fazer a gestão de propostas comerciais pode ser mais fácil do que você pensa. Utilizando um sistema LIMS adequado, como o Optimal Labinfy, no qual todos os elementos de controle do laboratório, tais como itens testados e planos de análises, estejam previamente criados, você conseguirá padronizar suas propostas e criá-las em poucos cliques.
Além disso, você conseguirá manter um histórico longo e detalhado das propostas, ficando sempre preparado para realizar acompanhamentos ou avançar junto aos clientes para os próximos passos do pipeline.
Outro ponto positivo é que, utilizando um ambiente unificado para a gestão de amostras e outras operações laboratoriais, você poderá facilitar a comunicação com a equipe de recepção de amostras. Assim, será possível comunicar rapidamente propostas aceitas e, ao receber as amostras a serem analisadas, transformar a proposta em solicitações de serviço dentro do sistema.
Conclusão
O gerenciamento eficaz de propostas comerciais é essencial para laboratórios que fornecem serviços analíticos. Ao padronizar documentos, estabelecer pipelines previsíveis e aproveitar o LIMS, os laboratórios podem otimizar o processo de propostas, melhorar a comunicação e aumentar as taxas de sucesso das propostas. Cumprir os princípios da ISO 17025 garante ainda que as propostas sejam precisas, confiáveis e conformes aos padrões regulatórios. Ao implementar essas melhores práticas, os laboratórios podem aprimorar suas capacidades de gestão comercial e impulsionar o crescimento dos negócios.
