Gerir uma companhia exige muita atenção, cuidado e percepções aguçadas. Isso porque se uma etapa da sua linha produtiva, seja ela humana ou mecanizada, estiver fora do esperado, é possível que todo o restante seja comprometido.

Mas nem sempre um detalhe é notado com facilidade e rapidez, por isso, aplicar os conceitos de monitoramento de KPIs tem se tornado tão fundamental para fazer o acompanhamento de produtividade operacional – e isso também inclui as atividades do laboratório. No artigo de hoje, vamos te mostrar o que significa essa sigla e como ela pode mudar a maneira que monitoramos a eficiência e analisamos a eficácia das operações da empresa. Acompanhe!

Afinal, o que são KPIs?

A sigla em inglês significa Key Performance Indicator, que corresponde a Indicador-chave de Performance, em português. Esse conceito foi amplamente difundido com a popularização dos meios digitais e é muito utilizado por times de marketing e vendas dentro das empresas, que monitoram, principalmente, a aceitação, venda, consumo e interesse de um produto no mercado.

Mas é claro que o uso de KPIs não está restrito ao universo do marketing. As técnicas podem ser aplicadas em outras partes de uma empresa, inclusive na gestão de laboratórios, uma vez que é possível monitorar a produtividade dos analistas e técnicos laboratoristas, o desempenho operacional do laboratório – como o tempo de resposta (turnaround time – TAT) -, a quantidade de amostras e análises realizadas, entre outros. Dessa maneira, a identificação de oportunidades e de habilidades e fraquezas atuais e futuras da equipe acontece de maneira mais rápida e potente, o que se traduz em estratégias mais eficientes para a adaptação e aprimoramento constante dos processos e atividades.

Por que adotá-los?

De modo geral, as empresas possuem objetivos dentro do mercado e para alcançá-los é fundamental que se tenha uma forma de checar se os colaboradores estão no caminho certo.

Trabalhar com KPIs dentro de um laboratório, por exemplo, garante esse gerenciamento de tempo, produtividade e agilidade de resposta, seja no processo de pesquisa e desenvolvimento de um novo produto ou na execução de análises.

Dessa forma, sua empresa passa a estimular que os profissionais que nela atuam tenham a capacidade de compreender de forma ampla os objetivos da companhia como um todo, aumentando a capacidade de co-criar coletivamente.

Visão mais estratégica

Visando essa melhoria na produtividade geral do laboratório e da empresa, ter um time focado na análise dos KPIs contribui para que cada setor tenha condições de analisar o contexto que estão inseridos, uma vez que manter a cultura processual de anos, pode comprometer o crescimento no ramo específico em que atuam.

Essa equipe deve ser capaz de pensar de forma mais estratégica sobre quais são os melhores caminhos a serem trilhados para atingir os objetivos pensados anteriormente pelos gestores.

Maior número de informações

Quando se aplica determinados filtros de KPIs é mais fácil encontrar aqueles possíveis problemas que comprometem a atividade geral da empresa, que falamos no começo deste artigo. Dessa forma, quanto mais informações estruturadas e relevantes os gestores tiverem, mais efetivo eles podem ser na criação de estratégias de melhora do sistema.

Imagine, por exemplo, um laboratório em que é preciso recorrer a planilhas imensas para se checar uma informação em relação ao nível de garantia adequado de um produto. O tempo que o profissional precisará para encontrar o local correto em que o dado está armazenado, e depois para interpretá-lo, é muito grande e isso pode ser medido por um KPI de eficácia.

Neste mesmo cenário, se o laboratório possui um software que integra todas as informações e tem um sistema de buscas rápido e ágil, como o Labinfy, o técnico do laboratório terá condições de usar o tempo que antes era gasto procurando os dados, fazendo a análise em si.

Como usá-los de forma efetiva?

Para que os KPIs gerem resultados positivos no seu laboratório, é preciso, no entanto, adaptá-los à sua necessidade. O primeiro passo é definir os tipos de indicadores que mais se encaixam aos seus objetivos, para depois explicar para todos os envolvidos no dia a dia da empresa quais KPIs guiarão a todos na execução das demandas.

Outro fator que é essencial para atingir o sucesso nas análises é a periodicidade que serão checados os dados gerados pelos KPIs. Isso faz com que seja mais fácil identificar aquilo que está dando certo e aquilo que precisa ser mudado, causando menos prejuízos a longo prazo.

É importante lembrar, que a implantação desse tipo de medidor dentro de uma empresa requer um planejamento adequado e o comprometimento das equipes, por isso, é preciso trabalhar com frequência os conceitos e os motivos pelos quais é interessante para todos que os KPIs sejam trabalhados.

Metodologia moderna no seu laboratório

No mundo globalizado e digital que vivemos hoje em dia, podemos utilizar uma série de ferramentas e metodologias de trabalho para facilitar a execução das atividades no laboratório. Por isso, os KPIs são tão importantes e aconselháveis, afinal, o que se deseja é sempre buscar bons resultados e ser referência dentro do mercado em que atua.